Наредба Н-18 и фискалните устройства

 

гост-автор: Данко Мицев
 

Какво представлява фискалното устройство и как работи?  
Какви са изискванията по регистрация и експлоатация според измененията в Наредба Н-18 от 28.09.2018 г. ?

 

Фискално устройство (ФУ) e устройство за регистриране и отчитане продажби на стоки или услуги чрез издаване на фискални касови бележки и за съхраняване на данни за регистрираните обороти във фискална памет (ФП).
 

ФУ са:
- електронен касов апарат с фискална памет (ЕКАФП);
- фискален принтер (ФПр);
- фискално устройство, вградено в автомат на самообслужване (ФУВАС).
- електронна система с фискална памет (ЕСФП) за отчитане на оборотите от продажби на течни горива чрез одобрени средства за измерване на разход;

В следващия текст ще разгледам приликите и разликите в технологията на реализация, спецификите и работата на ФУ (ЕКАФП, ФПр) по регистрирането на продажби. Съдържанието и технологията на изпращане на информация към интернет сървъра на Националната агенция по приходите (НАП), както и някои изисквания по управлението на ФУ от софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) според последните изменения на Наредба Н-18, публикувани в бр.80 ДВ 28.09.2018 г.

ФУВАС и ЕСФП за отчитане оборотите от продажби на горива не са обект на този текст.

Ще използвам за краткост следните съкращения:

- Фискално устройство (ФУ)
- Електронен касов апарат с фискална памет (ЕКАФП)
- Фискален принтер (ФПр)
- Оперативна памет (ОП)
- Контролна лента на електронен носител (КЛЕН)
- Фискална памет (ФП)
- Данъчен терминал (ДТ)
- Фискален бон (ФБ)
- Софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО)
- Уникален номер на продажба (УНП)
- Национална агенция за приходите (НАП)
- Български институт по метрология (БИМ)

 

Какво е ОБЩОТО за ЕКАФП и ФПр?

  • При въвеждане на данни и извеждане на ФБ по продажба или сторно операция във ФУ:

1. Данните от ФБ се записват в ОП
2. Копие на ФБ бон се записва в КЛЕН
3. Структурирани данни за ФБ се изпращат посредством ДТ към НАП-сървър в рамките на 5 мин. 

  • След извършване на дневен финансов отчет на ФУ:

1. Записват се оборотите от дневния финансов отчет във ФП.
2. Данните за оборотите в ОП се изтриват (зануляват)

  • В структуриран вид се изпращат данните от дневните финансови отчети посредством ДТ през период зададен по заявка от НАП-сървъра, но не по-малко от 30 дни.
  • В структуриран вид могат да се изпращат данни за текущия дневен оборот записан във ОП по заявка от НАП-сървъра.  
  • Управляват вградено термично печатащо устройство, на което е задължително разпечатването на ФБ, текущ и дневен финансов отчет, периодични отчети, въведени и изведени суми.
  • Притежават технологична възможност за свързаност с компютърна система и протокол за комуникация, позволяващ управлението им от СУПТО. 
     

Какво е РАЗЛИЧНОТО между ЕКАФП и ФПр?

  • ФПр извършва процеса на регистриране, записване и изпращане на операциите по продажби и отчетност единствено чрез свързаност с компютърна система с инсталиран СУПТО. СУПТО не преминава процес на изпитване в БИМ. Изискванията за работа на СУПТО са описани в Приложение № 29 на Наредба Н-18. Производител/разпространител на СУПТО декларира съответствието с изискванията по ред определен в Наредба Н-18 и НАП включва СУПТО в електронен списък на интернет сайта си. Ползвателите могат да ползват СУПТО само от този списък.
  • ЕКАФП има вградена функционалност да работи като ФПр. Превключването в режим ФПр е възможно да се направи от ползвателя. ЕКАФП има допълнителна функционалност за въвеждане на номенклатури артикули, цени, отстъпки, баркодове, оператори и др., необходими за самостоятелно въвеждане на информация за продажби и отчети. Това се осъществява посредством клавиатура, дисплей и специален софтуер (фърмуер), записан на енергонезависима памет без възможност за промяна. Тази функционалност преминава процес на изпиване в БИМ за съответствие с изискванията на Наредба Н-18 преди производителят да получи разрешително за разпространение и използване на ФУ.

 

Какви са модулите във ФУ, свързани с регистриране на операции и предаването им към НАП-сървъра?
 

1. Оперативна памет (ОП)

Енергозависима памет (с батерия), в която се записва информация с натрупване след всеки ФБ за оборотите, общо и по данъчни групи, от всички ФБ след последния дневен финансов отчет на ФУ. След извършване на дневен финансов отчет, оборотите записани в ОП се зануляват.

Възможно е и аварийно нулиране на ОП (спад батерия, технически проблем и др.), при което оборотите натрупани до момента на нулиране в ОП се изтриват, във ФП се записва дата и час на събитието и ФУ извежда съобщение “НУЛИРАН RAM”. На периодичните отчети от ФП задължително се разпечатват и дата, час, минута и пореден номер на събитието “НУЛИРАН RAM“. Ако след аварийно нулиране на ОП данните за оборотите не са възстановени (по-модерните ФУ на някои производители осигуряват подобен тип защита), възниква задължение да се впише на страницата за съответната дата в касовата книга данните за оборота, изчислени по КЛЕН от последния записан във фискалната памет дневен финансов отчет до настъпване на нулирането на ОП.


2. Контролна лента на електронен носител (КЛЕН)

Енергонезависима памет (SD карта), на която се записва копие на всеки отпечатан ред от ФУ. КЛЕН съхранява информация за не по-малко от 150 000 отделни отпечатани от ФУ реда;

ФУ не позволява извършване на корекция или изтриване на записи в КЛЕН.

При невъзможност за запис на ред в КЛЕН работата на ФУ се блокира, с изключение на печат на съдържанието на КЛЕН и на отчети на ФП.

3. Фискална памет (ФП)

Конструктивно отделен модул памет, пломбиран от производителя на ФУ.
Трябва да осигурява енергонезависимо съхранение на записаната в него информация за период на регистрация не по-малък от 3 години.

  • Въвеждането на ФУ в експлоатация трябва да става след запис във ФП на следната задължителна информация:

- идентификационен номер (ЕИК, ЕГН, …) на ползвателя;
- индивидуален номер на фискалната памет;
- индивидуален номер на фискалното устройство;
- дата, час и минута на въвеждане в експлоатация.

В процеса на експлоатация смяната на тази информация е невъзможна.

  • ФП трябва да съхранява следната задължителна информация, свързана с дневния отчет:

- номер на отчета;
- дата на отчета /минута, час, ден, месец, година/;
- стойностите на оборотите от продажби и сторно операциите за деня за всички данъчни групи
- стойностите на общия оборот от продажби и сторно операции за деня;
- номер на последния издаден документ за деня;
- поредния номер на КЛЕН;

 

  • Записът на всяка информация във ФП е съпроводено със автоматично контролно четене и сравнение за вярност на изпратената за запис и записаната информация. Невъзможността да се извърши верен запис води до блокиране на работата на ФУ.

4. Данъчен терминал (ДТ)

Модул, който осъществява дистанционна връзка с НАП-сървър.

Включва:
- Процесор
- Енергонезависима памет (с обем не по-малко от 1000 дневни финансови отчета) за съхранение на трансферираните данни
- GPRS модем със SIM карта.

ФУ изпраща към НАП-сървъра посредством ДТ:

- данни за вписване на ФП при въвеждане в експлоатация;
- данни за промяна на регистрационни данни;
- данни на всеки 5 минути, считано от часа на регистрация на ФУ, от всички ФБ, издадени и записани в КЛЕН, в този времеви интервал; данните се подават в хронологичен ред на издаването на ФБ;
- дневен отчет с нулиране на ФУ за всеки ден на определен от НАП период; първоначално зададеният период от време е в диапазон от 1 до 30 дни;
- дневните отчети без нулиране на ФУ с определена от НАП честота за зададен от НАП период от време;
- данни за отписване на ФП (дерегистрация)

5. Термичен принтер

Работи със специална хартия (ролка). Хартията преминава през специална термична глава, широка колкото самата ролка. Главата се управлява от електроника, която в дадени моменти нагрява точки от преминаващата хартия и те почерняват. Състоянието и четимостта на документите отпечатани на такъв принтер е ограничено и силно се влияе от качеството на хартията и начина на съхранение. Пряката светлина причинява избледняване и загуба на четимост. Съхраняването на документи отпечатани от термичен принтер в сроковете определени от ДОПК е практически трудно изпълнимо.


При нарушаване работата на всеки от тези модули, както и препълването на всяка от паметите, блокира ФУ до отстраняване на повредата в оторизиран сервиз, с който се сключва задължителен договор за поддръжка, цената на който се определя от сервиза.

Комуникацията със НАП-сървъра се осъществява посредством data-SIM карта на един от лицензираните по Закона за електронните съобщения мобилни оператори. SIM картите се предоставят на производителите на ФУ, които договарят с мобилните оператори стойността на услугата и технологията на активиране и деактивиране на услугата. Сервизите на ФУ договарят цена на ползване на SIM с производителите на ФУ и операциите по активиране и деактивиране на SIM се осъществява със разработен от производителите на ФУ софтуер (тип билинг).

Стойността на услугата „Комуникация със сървър НАП посредством SIM карта на мобилен оператор“ се заплаща от ползвателя на ФУ по цени, определени от сервиза за ФУ, с който се сключва задължителния договор за поддръжка, по тарифа определена от сервиза.


Сторно операция задължително се документира чрез издаване на документ от ФУ.

Сторно операциите са 3(три) вида:

- рекламация или връщане на стока
- намаление на данъчната основа, след приключена сметка на клиента
- операторска грешка

Сторно документът задължително трябва да съдържа:

- номер, дата и час на издаване на фискалния бон, по повод на който се издава сторно документът
- причината за сторно операцията и надпис "СТОРНО"
- индивидуалния номер на фискалната памет от фискалния бон, по който се извършва сторно операцията.
- УНП, по която се извършва сторното, в случай че сторно документът отразява операция по фискален бон за продажба регистрирана със СУПТО

При извършване на сторно операция се извършва и проверка за касова наличност във ФУ. Не се допуска извършване на сторно операция при недостатъчна касова наличност, с изключение на случаите на сторно операция при операторска грешка.

Сторно операцията при операторска грешка се извършва до 7-о число на месеца, следващ месеца, в който е допусната грешката.

Сторно операция при връщане или рекламация на стока или при намаление на данъчната основа се документира в момента на възстановяване изцяло или частично в брой на заплатената от клиента сума.

Когато възстановяването на сумата се извършва чрез предоставяне на ваучер или други заместващи парите платежни средства, се извършва сторно операция, след което се отразява продажбата на ваучер или заместващите парите платежни средства.

Извън случаите на продажби/сторно операции всяка промяна на касовата наличност (начална сума, въвеждане и извеждане на пари във и извън касата) на ФУ се регистрира във ФУ чрез операциите "служебно въведени" или "служебно изведени" суми.

 

Продажбите/сторно операциите се документират с касови бележки от кочан в случаите:

1. на спиране на захранващото напрежение;
2. на извършване на експертиза на ФУ от БИМ;
3. по време на ремонт на ФУ за вписаното в паспорта време;
4. при блокирало ФУ поради нарушена дистанционна връзка с НАП, за не повече от 48 часа от блокирането.

Касова бележка от кочан се издава в два екземпляра.

Кочанът с касови бележки се прономерова и прошнурова. На първа страница в касовата книга се посочват началният и крайният номер на касовите бележки в кочана. Не се допускат касови бележки с повтарящи се или липсващи номера.
За всяко ФУ се осигурява отделен кочан с касови бележки на гърба, на който предварително се изписва индивидуалният номер на устройството.

Кочанът с касови бележки се съхранява в търговския обект.

При работа с касови бележки от кочан на страницата за съответната дата в касовата книга се вписва началния и крайния номер на издадените касови бележки за деня и общия оборот, изчислен въз основа на всички тях, както и текст, указващ причината:

1. ремонт на ФУ - "ремонт";
2. спиране на захранващото напрежение за определен период - "спиране на напрежението", начален и краен час на периода;
3. кражба на ФУ - "кражба";
4. експертиза на ФУ от БИМ - "експертиза";
5. поради неизправност на дистанционната връзка и невъзможност за изпращане на данни - "блокирало ФУ".

 

Времето, през което ФУ е било в ремонт, се доказва пред органите по приходите чрез вписаните от лицето, извършващо сервизно обслужване и ремонт, данни за ремонта в паспорта на устройството и вписаните данни за ремонта в касовата книга.

Ремонт без направено вписване в паспорта на ФУ от сервизния техник не се признава от органа по приходите и ползвателя на ФУ се санкционира със санкцията за неизползване на ФУ за времето на ремонта.

При възстановяване работата на ФУ е задължително да се въведе и предаде чрез ФУ към НАП сумарния оборот, натрупан при работа с касови бележки от кочан. Натрупаният оборот се предава чрез издаване на фискален бон, съдържащ сумарния оборот от продажбите по съответните групи от издадените касови бележки от кочан.

Когато се работи с касови бележки от кочан повече от един ден, оборотите се предават чрез издаване на отделен фискален бон, съдържащ оборота за съответния ден, като непосредствено след това се отпечатва пълен дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет. Този начин за предаване на натрупаните обороти се спазва за всеки ден, през който са се отчитали продажби с касови бележки от кочан.

Пълен дневен финансов отчет с нулиране се отпечатва преди регистриране на извършваните продажби на стоки или услуги за текущия ден.

Когато работата на ФУ е прекъсната и възстановена в рамките на работния ден, отчитането на продажбите се извършва с касови бележки от кочан в рамките на деня, в който е прекъсната и е възстановена работата на ФУ, натрупаният оборот, отчетен с касови бележки от кочан, се предава чрез издаване на фискален бон, съдържащ сумарния оборот, като в края на работния ден се отпечатва общ дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет.

 

При повреда на ФУ, включително нулиране на оперативната памет ("НУЛИРАН RAM"), повреден КЛЕН или препълване на фискалната памет или на КЛЕН, възниква задължение незабавно да се уведоми лицето, извършващо сервизно обслужване и ремонт, с което има сключен договор за сервизно обслужване.

При повреда на ФУ, водеща до нулиране на оперативната памет ("НУЛИРАН RAM"), ако след възстановяване работоспособността на ФУ данните в RAM не са възстановени, на страницата за съответната дата в касовата книгата се вписва оборота, изчислен по КЛЕН от последния записан във фискалната памет дневен финансов отчет до настъпване на повредата. Този оборот не се въвежда във ФУ и не се изпраща към НАП-сървъра.

При регистрирана от съответните органи кражба на ФУ,  регистрацията и отчитането на продажбите/сторно операциите в обекта, където е извършена кражбата, се извършва с касови бележки от кочан за срок не по-дълъг от 7 дни.

Отпечатва се задължително пълен дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет за всеки ден, през който в устройството са регистрирани продажби/сторно операции.
Данните от дневния финансов отчет с нулиране се записват в данъчния терминал (ДТ).

 

Отчетите се съхраняват в хронологичен ред в прономерована и прошнурована книга за дневните финансови отчети (касова книга) за календарната година, водена в единствен екземпляр за всяко ФУ и съдържаща страници за всеки календарен ден.

На първа страница на книгата се отразяват данните на ползвателя на ФУ, наименованието и адресът на търговския обект, описват се кочаните с касови бележки и данни от въвеждане в експлоатация, индивидуалните номера на ФУ, както и промените на данните в деня на настъпване.
Книгата се съхранява в търговския обект.

Дните, в които търговският обект не е работил, се вписват в касовата книга с текст "неработен ден", удостоверено с подпис.

Дните, в които не са регистрирани продажби/сторно операции, подлежащи на регистрация, се вписват в касовата книга с текст "няма регистрирана продажба/сторно операция" за съответната дата, удостоверено с подпис.

В 7-дневен срок след изтичане на всеки месец и година задължително се отпечатва съкратен отчет на фискалната памет на всяко устройство в обекта за съответния период.
Отчетите се съхраняват в касовата книга на страницата за датата на последния ден от периода.

В случай на загубване, кражба, унищожаване на ФУ и/или на книгата е необходимо в срок до 3 работни дни от настъпване на събитието да се уведоми за това лицето, извършващо сервизно обслужване и ремонт, и НАП по реда на ДОПК.

 

В стационарен търговски обект е необходимо да се постави на видно за клиента място до ФУ:

- копие на актуално свидетелство за регистрация на ФУ;
- съобщение, уведомяващо клиента за неговото задължение да съхранява касовата бележка до напускане на търговския обект, и телефон за контакт с ТД на НАП по местонахождение на търговския обект.

В търговския обект задължително се съхранява:

1. свидетелството за регистрация на ФУ;
2. паспорта на ФУ, освен ако ФУ е предадено за експертиза в БИМ или е предадено за ремонт в обслужващия сервиз;
3. КЛЕН - в тримесечен срок от датата на демонтажа на КЛЕН, освен ако ФУ е предадено за експертиза в БИМ;
4. книгата за дневните финансови отчети за текущата година, освен ако ФУ е предадено за експертиза в БИМ;
Отчетните документи, включително книгите за дневните финансови отчети и КЛЕН, задължително се съхраняват в 5-годишен срок.

Непознаването на работата на ФУ задълженията по експлоатация и водене на отчетност може да доведе до нелепи и абсурдни актове за нарушения.
Заложете на познаването! 

------

Данко Мицев е собственик и управител на ДСОФТ ООД гр.Бургас
Учредител на БАРБС (Българска Асоциация за Развитие на Бизнес Софтуер https://babsd.org/)
От 1996 г. създава и внедрява собствен софтуер за управление и оптимизиране на търговски обекти, счетоводни системи и производствени предприятия.


Настоящото изложение има информативен и опознавателен характер. Изразява личното професионално мнение на авторите на сайта и не представлява конкретен съвет или консултация

Напиши коментар