Наредба Н-18 и „Софтуер за управление на продажбите в търговски обект“

гост-автор:Данко Мицев

В Закона за ДДС в Допълнителните разпоредби е определено следното понятие:

41. "Търговски обект" е всяко място, помещение или съоръжение (например: маси, сергии и други подобни) на открито или под навеси, във или от което се извършват продажби на стоки или услуги, независимо че помещението или съоръжението може да служи същевременно и за други цели (например: офис, жилище или други подобни), да е част от притежаван недвижим имот (например: гараж, мазе, стая или други подобни) или да е производствен склад или превозно средство, от което се извършват продажби.

В ДВ, бр.24 от 16.03.2018 г. бяха публикувани следните изменения в ЗДДС под формата на допълнителни разпоредби в приетия Закон за изменение и допълнение на Закона за митниците.

84. "Софтуер за управление на продажби в търговски обект" е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Ако във вашата дейност извършвате продажба на стоки и/или услуги и:
- ВСИЧКИ плащания от клиентите ви се осъществяват само по банков път
- При въвеждане на продажби и плащания в брой или с ПОС-терминал НЕ ползвате компютър, а издавате фискален бон на фискално устройство - касов апарат ръчно и пишете фактури с химикал на химизиран кочан.
информацията, която следва, не ви касае, освен ако не сте решили да промените това.

Ако въвеждането на информация за продажбите във вашата дейност се осъществява на компютър, то вие ползвате „Софтуер за управление на продажбите в търговски обект“ , който за краткост в коментарите ще наричам СУПТО, и се задължавате да правите това според точно определен нормативен ред, определен от ЗДДС и Наредба Н-18.

Ако ползвате СУПТО от производител (дори това да е безплатна програмка, изтеглена от Интернет, с която въвеждате и печатате фактури или стокови разписки на принтер) или сте създали собствен СУПТО (дори това да е опростена формичка на Microsoft Excel или OpenOffice) е необходимо да се свържете с производителя на СУПТО и да установите дали ще спази следните ,(а ако СУПТО е ваш трябва да решите дали можете да ги спазите вие):    

ЗДДС 
Чл.118

(14) Производител/разпространител на софтуер за управление на продажби в търговските обекти е длъжен да декларира в Националната агенция за приходите следните данни и обстоятелства:

1.наименованието и версията на произвеждания/разпространявания от него софтуер;

2.че произвежданият/разпространяваният от него софтуер отговаря на изискванията, определени в наредбата по ал.4 (Наредба Н-18);

3. че произвежданият/разпространяваният от него софтуер не съдържа модули, позволяващи заобикаляне на изискванията, определени в наредбата по ал.4 (Наредба Н-18);

4.че не произвежда/не разпространява софтуер, предназначен за промяна на функционалността на софтуера по т.1 с цел заобикаляне на изискванията, определени в наредбата по ал.4 (Наредба Н-18), както и за промяна, изтриване или друг вид манипулиране на информацията в базата данни, с която работи софтуерът.

(16) Националната агенция за приходите създава и поддържа публичен електронен списък на софтуерите за управление на продажби в търговските обекти, за които са декларирани данни и обстоятелства по ал.14, достъпен на интернет страницата на Националната агенция за приходите. Редът за вписване и заличаване от списъка, както и неговото съдържание се определят с наредбата по ал.4 (Наредба Н-18).
(18) Лице, което използва софтуер за управление на продажби в търговски обект, е длъжно да използва само софтуер, който е включен в списъка по ал.16. 

Чл.185а 
(1) На производител/разпространител на софтуер, който декларира неверни данни в декларацията по чл.118, ал.14, се налага глоба - за физическите лица, които не са търговци, в размер от 1000 до 3000 лв., или имуществена санкция - за юридическите лица и едноличните търговци, в размер от 5000 до 10 000 лв.
(2) При повторно нарушение по ал.1 размерът на глобата е от 2000 до 6000 лв., а на имуществената санкция - от 10 000 до 20 000 лв.

Горните текстове от ЗДДС накратко казано означават, че считано от 31.03.2019 г. (регистрираните по ЗДДС) и 30.06.2019 г. (нерегистрираните по ЗДДС), могат да въвеждат и обработват на компютър информация за продажбите единствено с един или няколко от публикуваните в публичния електронен списък СУПТО на интернет сайта на НАП. В противен случай подлежат на следните санкции:

Чл.185б. 
(1) На лице, което използва в търговски обект софтуер за управление на продажбите, не-включен в списъка по чл.118, ал.16, се налага глоба - за физическите лица, които не са търговци, в размер от 1000 до 3000 лв., или имуществена санкция - за юридическите лица и едноличните търговци, в размер от 5000 до 10 000 лв.
(2) При повторно нарушение по ал.1 размерът на глобата е от 2000 до 6000 лв., а на имуществената санкция - от 10 000 до 20 000 лв.

Чл.186 
Принудителната административна мярка запечатване на обект за срок до 30 дни, независимо от предвидените глоби или имуществени санкции, се прилага на лице, което:
5.използва в търговски обект софтуер за управление на продажбите, не-включен в списъка по чл.118, ал.16.

 

В ДВ Бр.80 от 28.09.2018 г. беше публикувано изменението на Наредба Н-18, касаещо изискванията към СУПТО и към производителите, разпространителите и ползвателите. Ще цитирам текстовете с кратки коментари по някои казуси.

Глава четвърта.
ИЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТ ЗА ПРОДАЖБА ЧРЕЗ ФИСКАЛНО УСТРОЙСТВО
Чл.26.(1) Фискалната касова бележка от ФУ трябва да бъде четима, да съответства на образеца съгласно приложение № 1 и да съдържа задължително следните реквизити:
17. уникален номер на продажбата съгласно Приложение № 29, когато се използва софтуер за управление на продажбите.

Това означава, че всяка продажба в СУПТО получава Уникален номер на продажбата (УНП), който се генерира по точно определен начин, указан в Приложение № 29 и задължително се отпечатва на фискалния бон при осъществяване на плащане по тази продажба. Дори в случая, когато продажбата ще бъде заплатена по банков път, такъв номер се генерира.

В Приложение № 29 подробно са описани изискванията, на които трябва да отговаря СУПТО и които производителят/разпространителя му декларира, че е изпълнил за да бъде включен в електронния списък, поддържан на интернет сайта на НАП.

Глава седма "в".
ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ЛИЦАТА, КОИТО ИЗПОЛЗВАТ СОФТУЕР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОДАЖБИТЕ В ТЪРГОВСКИ ОБЕКТ 

Чл. 52з. (1) Лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС в срок до 7 дни от инсталирането на софтуер за управление на продажбите в търговския обект подават информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет сайта на НАП, съгласно Приложение № 32.

За да ползвате СУПТО, задължително трябва да притежавате електронен подпис. Регистрираните по ЗДДС лица се предполага, че имат такъв, освен в случаите когато са упълномощили друго лице с електронен подпис, което да подава месечната Декларация по ЗДДС, за която има задължение да се подава единствено по електронен път. Не е конкретизирано в текста дали упълномощено с електронен подпис лице може да подаде декларацията и по Приложение № 32 (най-вероятно не) или този текст задължава всички ползватели на СУПТО да закупят електронен подпис по реда на ДОПК. 

Първоначалното деклариране на СУПТО от ползвателите трябва да стане до 31.05.2019 г. (за регистрираните по ЗДДС) и 31.08.2019 г. (за нерегистрираните по ЗДДС). 
Сроковете, след които може да се ползва СУПТО единствено от публикуваните в списъка на интернет сайта на НАП са 31.03.2019 г. (за регистрираните по ЗДДС) и 31.06.2019 г. (за нерегистрираните по ЗДДС).

(2) При промяна на данните по ал.1 задължените лица подават актуална информация в 7-дневен срок от настъпване на промяната.

(3) Лицата по чл. 118, ал.18 от ЗДДС могат да използват в търговски обект, в който се извършват продажби на стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон, само софтуер/и за управление на продажбите, отговарящ/и на посочените в Приложение №29 изисквания, като софтуерът/ите задължително управлява/т всички фискални устройства в този обект.

Задължението СУПТО да управлява всички фискални устройства в обекта, написано по този начин, създава тълкуване, че когато ползвате СУПТО е възможно ползването на фискално устройство в обекта единствено в режим фискален принтер.

Ако имате касов апарат, (работещ в режим фискален принтер) а не фискален принтер, не може да въвеждате продажба с издаване на фискален бон на касовия апарат в ръчен режим. Това може да става само чрез СУПТО в режим фискален принтер.

Възниква въпросът защо това е заложено по този начин от идеолозите на Наредба Н-18 или ако тълкуванието е неточно се налага строго прецизиране на текста.

Това задължение води до невъзможност да обслужите клиентите си издавайки фискален бон от касов апарат в ръчен режим, ако ползвате СУПТО и е възникнала ситуация на невъзможност за ползването на СУПТО (например спрял е тока или компютърната система е в неизправност, но вие имате касов апарат с батерия, регистриран, фискализиран по всички изисквания в Наредба Н-18 и може да обслужите клиента, регистрирайки продажбата в ръчен режим и издавайки му фискален бон.).

Възниква и следната ситуация: Всеки касов апарат може да работи както в ръчен режим така и в режим фискален принтер и превключването става по лесен и не особено затруднителен начин. Това може да доведе до некоректно поведение от служител, което умишлено или не да доведе до възникне нарушение в ползването на СУПТО по тази алинея.

Възниква и въпросът ако сте закупили резервно фискално устройство, което е регистрирано по изискванията на Наредба Н-18 в обекта, за да гарантирате сигурност и непрекъснатост в обслужването на клиентите си при повреда на „титулярното“ устройство, необходимо ли е то да е включено и да е „свързано“ към СУПТО или просто трябва да има такава възможност, но да си седи в „шкафа“ и да се конфигурира само при необходимост. Прецизирането на този текст е наложителен, в противен случай може доведе до сериозни проблеми в дейността на търговските обекти ползващи СУПТО. 

(4) Лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС нямат право без оторизация от производителя/разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули към него.
(5) Създаваната от софтуера база данни може да бъде съхранявана само на територията на Република България или на държава - членка на Европейския съюз.

Наложително е да се информирате, попълвайки Декларацията за ползване на СУПТО, къде е конфигурирана базата данни, с която работи СУПТО в търговския обект, когато тя не се намира на територията на обекта. Ако е на външен сървър изискайте от производителя на СУПТО гаранция, че тази алинея е изпълнена. В противен случай ако се окаже, че сте в нарушение, отговорността е ваша.

Чл. 52и. (1) При извършване на проверка в търговски обект лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са длъжни по искане от орган по приходите незабавно да осигурят достъп до всички устройства, които работят с използвания в обекта софтуер - сървъри, работни станции, ФУ и др. В случай че местонахождението на част от устройствата е извън проверявания обект, до тях следва незабавно да се осигури отдалечен достъп.

(2) Когато софтуерът е инсталиран в среда на задълженото лице (собствена или наета) и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, същото е длъжно незабавно да осигури:
1. достъп до конфигурирания в софтуера "одиторски профил";
2. директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните БД на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, независимо от местонахождението на БД.

(3) Когато софтуерът се ползва като облачна услуга, предоставена от производител/разпространител, и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, задълженото лице е длъжно незабавно да осигури:
1. достъп до конфигурирания в софтуера "одиторски профил";
2. достъп до инсталирани локални софтуерни компоненти;
3. директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните бази данни на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, в случай че се използва локална база данни.

Този член дава права на служителите от НАП при извършване на проверка в търговския обект да получат пълен достъп до компютърните системи и устройства, които ползват СУПТО. Той дава права да бъдат изчетени и експортирани данните за продажбите и плащанията, както и за таблиците с номенклатури на артикули, групи, клиенти, отстъпки, а ако софтуерът ползва допълнителна функционалност и доставки: доставчици, отстъпки, вътрешно движение на стоки, т.е. всичко от базата данни на СУПТО в точно определен формат, описан подробно в Приложение № 29.

Това важи и за всички архиви от базата данни, които сте длъжни надлежно да съхранявате по следващия член.

Производителите на СУПТО са длъжни при декларирането му за включване в списъка на сайта на НАП да предоставят на НАП специален софтуер, с който може да бъдат изчетени и експортирани всички данни въведени чрез СУПТО, сорс-кода(текста на този софтуер за справки и експорт на програмния език, с който е създаден, което си е изключителна интелектуална собственост на производителя), както и пълно описание на структурата на базата данни и технологията с която тя е криптирана.

Не е прецизирано никакво ограничение относно експортирането и копирането на данни, касаещи лични данни и данни с критично съдържание, както и такива свързани с търговската тайна и технологията по осъществяване на дейността ви.

Не е и прецизирана технологията, по която ще се осъществява копирането на данните, електронните носители, на които това ще се извършва, криптирането на данните при копирането с цел защитаване на информация от неоторизиран достъп, протоколирането и предаването на информацията както и длъжностните лица, които могат да имат достъп до нея. Трябва да се доверите на „добросъвестността“ на служителите на НАП по презумпция, че няма по никакъв начин да изтече информация от вашата база данни в „неправилна“ посока, както и на това че НАП е оператор на лични данни по съответния закон.  

Чл. 52к. (1) Лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС са отговорни за целостта и интегритета на информацията, съдържаща се в базата данни на софтуера (текуща база данни и архивни копия на базата данни), както и за съхранението ѝ в сроковете по чл.38, ал.1 от ДОПК, независимо от нейното местонахождение.

Срокът по ДОПК е 5 години.

(2) Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са длъжни при поискване да осигурят на органите по приходите достъп до информацията по ал. 1 с възможност за експорт и копиране през потребителския интерфейс на софтуера. Когато софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност на лицето по чл. 3 и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички или на част от изискванията по т. 16, 17, 18, и 19 (от Приложение № 29), изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.

Тази алинея допуска, че ако имате модул от СУПТО, в който „само“ се извършват продажби, без да е предоставен достъп до справки, това трябва да става на модул от СУБТО, където има достъп до цялата база данни. Не става ясно защо това трябва да става от потребителския интерфейс на СУПТО при условие, че производителят на СУПТО има задължение да предостави на НАП специална програма за достъп до базата данни при декларирането на СУПТО и да направи пълно описание на структурата на базата данни.

Тази алинея прави опит да регламентира ситуация, при която например от мобилно приложение на един производител на софтуер се осъществяват продажби, които се експортират в база данни на интегрирана система на друг производител на софтуер, което е доста често използвана и ефективна практика в търговската дейност. Прецизирането на алинеята е наложителна и изисква точни формулировки.

(3) Когато работата на софтуера е свързана с получаване или подаване на информация от или към други софтуери или модули от информационни системи, лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС съхраняват информацията, създавана чрез тези софтуери (модули от информационни системи), в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК и при поискване предоставят достъп до нея с пълни права за четене и експорт на данни.

Ако СУПТО, което ползвате има функционалност да експортира данни към друг софтуер, например най-често използваната технология е експорт на издадените фактури за период в определен файл-формат, с цел импортирането им в Счетоводния софтуер използван за обработка на дейността ви. В голяма част от използваната практика това са счетоводни кантори, които ползват собствен софтуер. Тази алинея се нуждае от съществено прецизиране поради доста неясноти как и по каква технология ще се осъществява подобен достъп до друг софтуер, който не е СУПТО и правното основание за това.

Чл. 52л. Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са длъжни да въвеждат имената за всеки от ползвателите (операторите) на софтуера съгласно сключените с тях трудови или граждански договори, присвоената роля/роли и периода на активност за всяка от присвоените роли.

Задължението за въвеждане на подробни данни за лицата (служителите), които въвеждат данни в СУПТО и задължението за генериране на Уникалния номер на всяка продажба (УНП), част от който е и кода на оператора и който задължително се отпечатва на фискалния бон, е сериозно затруднение в дейността на обектите, използващи СУПТО. Това може да е функционалност на софтуера, касаещ контрола по дейността от ползвателя, но вменяването му като задължително поражда сериозни въпроси.

Например, ако в софтуера се въведе само един оператор и той е Управителят на обекта и с този код работят всички, които въвеждат данни, това нарушение ли е и каква е целта на това специфициране по оператори и каква е мотивацията на идеолозите на промените в Наредба Н-18 това да бъде въведено и как това кореспондира с целите по увеличаване събираемостта на данъчните задължения?

По тази логика такова задължение за въвеждане на трите имена по трудов договор трябва да бъде вменено и за операторите в касовите апарати в ръчен режим когато не се ползва СУПТО, което в Наредбата липсва, както и на лицата които извършват дневните и периодичните отчети на касовите апарати защото това е „роля“ различна от „касиер“ и на тези отчети никъде не се изисква да бъде посочено лицето което ги е направило.  

В следваща публикация ще представя коментар по Приложение № 29, касаещо специфициране на изискванията към СУПТО и тълкуванията и казусите, които предизвикват точките в него.

Публикуваният окончателен вариант на Наредба Н-18 създава изключително тежка регулация за организиране и осъществяване на продажби в случаите, когато се ползва СУПТО. Надделява усещането, че опитът да се да въведе регулация по регистрирането на плащанията, изискващи издаване на фискален бон през софтуер, се прави опит да се създаде контрол на продажбите.

Трябва да отбележа, че фискалните устройства регистрират плащане (и то само в брой или с ПОС-терминал) а не продажба. Данъци се плащат на база направени продажби а не плащания.

„Зависимостта“ на целия процес на контрол от устройство тип „касов апарат“ (СУПТО не може да функционира без свързаност на всяко работно място към Фискално устройство) довежда до принципни и непреодолими несъответствия с целите на Министерство на финансите за „изсветляване“ на оборотите от една страна и огромната палитра търговски технологии на съвременния пазар. Функционалности, постигнати с години практика и труд на производители и ползватели на софтуер се вкарва в „руслото“ на опростена програмка за „бакалия“ или „барче“. Подобен подход рискува тотален срив на целите, които си е поставило Министерство на финансите и внася съмнение във възможностите на екипите, които се занимават с този процес.

Наистина няма как да си отговоря на въпроса: Защо ако ползвате само един простичка програмка за издаване на фактури със свободен текст, тя се нуждае от тежка регулация в смисъла на СУПТО? Какъв точно е рискът да укриете приходи, ако си отпечатате фактурата на принтер и прикрепите към нея фискален бон със сумата, издаден ръчно от касовия ви апарат? И как това може да наруши Закона за счетоводството и Националните счетоводни стандарти, та се налага да се създадат изключителни правила за това (включително производителят на малката програмка за фактури да предостави интелектуалната си собственост на НАП, нарушавайки Закона за авторското право и сродните му права, съобразявайки се с подзаконовия акт Наредба Н-18)?

------

Данко Мицев е собственик и управител на ДСОФТ ООД гр.Бургас
Учредител на БАРБС (Българска Асоциация за Развитие на Бизнес Софтуер https://babsd.org/)
От 1996 г. създава и внедрява собствен софтуер за управление и оптимизиране на търговски обекти, счетоводни системи и производствени предприятия.

Илюстрация:https://toppossystem.com


 


Настоящото изложение има информативен и опознавателен характер. Изразява личното професионално мнение на авторите на сайта и не представлява конкретен съвет или консултация

3 Коментари

  1. Avatar
    Владимир 2018-11-13 23:35:17

    Здравейте,
    Благодаря Ви за изчерпателната статия. Бихте ли споделили, дали тази наредба засяга продажбата на билети за театър или концерт през on-line система за резервация и последващото им плащане с карта, или по банков път, и съответно on-line резервация и последващото им плащане в брой на касата на обекта?
    Поздрави!

  2. Avatar
    Данко Мицев 2018-10-31 23:23:22

    Ако фактурата се издава от софтуер това не може да се случи.
    Вариант 1: Преработвате си касовия апарат към новата му версия или ако не става си купувате нов. Фактурата я издавате от химизиран кочан на ръка.
    Вариант 2: Инвестирате в един от \\\"Софтуерите за управление на продажбите\\\" от списъка на сайта на НАП, поддържащ мобилно приложение и купувате мобилен фискален принтер, на който се издава фактурата директно при клента.

  3. Avatar
    гг 2018-10-31 14:25:11

    А какво според вас ще се случи с така наречените мобилни касови апарати, които за момента са регистрирани \\\"без стационарен обект\\\"? До момента тези КА се използват за фискализиране на събрани суми от търговци в движение, като фактура за продажба се издава по-късно.

Напиши коментар