гост-автори: адв. Цвета Спартанска,
Пламена Янчева адв. сътрудник

За целите на сключване на трудов договор работниците и служителите са задължени да предоставят на работодателя си определени документи. В някои случаи обаче работодателите изискват по-голям обем от документите, регламентирани в Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

Поради незапознатост служителите ги предоставят, без да са наясно, че нямат такова задължение. Най-често срещаните случаи са изискването на копие от лична карта, както и представяне на свидетелство за съдимост, когато това не е необходимо за заеманата длъжност.

Свидетелство за съдимост, лични данни и GDPR

Информацията относно основанието, размера и вида на наложено наказание попадат под определението „лични данни” във всички случаи, в които съобразно естеството си биха довели до еднозначна идентификация на лицето, за което се отнасят.

Такова заключение изразява Комисия за защита на личните данни в едно от своите становища.

Защитата на личните данни е основно право на европейските граждани, залегнало в националното и общоевропейското законодателство. Общият регламент относно защитата на данните (ОРЗД или GDPR) отделя специално място на обработването на лични данни, свързани с присъди и нарушения.

Чл. 10 от GDPR предвижда, че обработването на тези лични данни следва да се осъществява под контрола на официален орган или в случай че е разрешено от правото на ЕС или държавата членка. Като правно основание за обработването на данни от свидетелството за съдимост при възникване на трудово правоотношение следва да се приеме единствено наличието на изрична нормативна разпоредба в този смисъл.

Това означава, че субективната преценка на работодателя да изисква свидетелства за съдимост от всички служители, независимо от тяхната длъжност, ще влезе в противоречие с принципите на GDPR за свеждане на обработваните данни до необходимия минимум. Възможно е при липса на изрична законова разпоредба за предоставяне на свидетелство за съдимост работодателят да вземе решение да изиска изричното съгласие на служителя, но доколкото страните в трудовото правоотношение не са равнопоставени и работодателят е в икономически по-силна позиция, би било трудно да се докаже, че съгласието е дадено свободно от служителя.

Кога се изисква свидетелство за съдимост?

В Наредба № 4 са изброени документите, които са необходими за сключване на трудов договор. В чл. 1, ал. 1, т. 5 се посочва, че се представя свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.

Възниква обаче въпросът кои са длъжностите, при заемането на които задължително трябва да се предостави такова свидетелство?

Липсва изчерпателно изброяване на всички длъжности, за които това е приложимо, доколкото това е уредено в множество нормативни актове, регулиращи различни правни сфери. Такива са например т.нар. отчетнически и материалноотговорни длъжности, както и длъжности, свързани с упражняване на контрол върху работата на такива лица. Такива служители събират, съхраняват, разходват или отчитат обществени парични или материални ценности. Това могат да бъдат касиери, домакини, началник-складове, снабдители, инкасатори, касиер-маркировачи, отчетници на билети и ценни книжа, управители на магазини, аптеки, хотели и други.

Други хипотези, в които следва се представя свидетелство за съдимост, са получаване на определени разрешителни (например за притежание на оръжие), упражняване на определена професия (адвокати, архитекти и други) или участия в процедура за възлагане на обществена поръчка

Срокове

Съгласно чл. 43 от Наредба №8 за функциите и организацията на дейността на бюрата за съдимост, свидетелството за съдимост важи за срок от шест месеца от датата на издаването му.

Тъй като съхранението е вид дейност по обработване на лични данни, то следва да бъде подчинено на общите правила при обработването и защитата на лични данни. Един от основните принципи, свързани с обработването на лични данни, предвижда ограничение на съхранението на данните до отпадане на необходимостта.

Необходимостта се определя съгласно целите, за които данните са събрани. Това означава, че свидетелствата за съдимост, както и другите носители на данни, не могат да се съхраняват безсрочно. С оглед на това всеки работодател трябва да съхранява свидетелствата за съдимост, предоставени от работниците и служителите, за изрично определен срок.

Повече информация относно сроковете на съхранение на документите от трудовото досие можете да откриете в предходната ни статия. Свидетелството за съдимост следва да се съхранява заедно с останалите документи, необходими за сключване на трудов договор, докато съществува самото трудовото правоотношение. При вероятност от възникване на правни спорове, съответните документи могат да се запазват за срок, не по - дълъг от определените в Кодекса на труда давностни срокове за предявяване на искове по трудови спорове, респективно - до приключване на съдебните производства. 

--------------------------

Автори:

адв. Цвета Спартанска, адвокат в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, spartanska@gdlaw.bg
Пламена Янчева, адвокатски сътрудник в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, plamena@gdlaw.bg

Важна забележка!
Настоящото изложение не съставлява правно становище, препоръка за действия или бездействия. То отразява единствено мнението на авторите.
Винаги търсете правна помощ и съдействие по конкретни въпроси от своята дейност.

Илюстрация: Business photo created by freepik - www.freepik.com