Срокове за съхранение на счетоводни документи и документи в трудовото досие

адв. Цвета Спартанска,
Пламена Янчева адв. сътрудник

Основен принцип при обработването на лични данни е ограничението на съхранението им само докато това е необходимо. Това означава, че след постигане на съответните цели на обработване необходимостта от продължаване на съхранението на определени данни отпада и те трябва да бъдат заличени или унищожени. 

Определянето на крайни срокове за съхранение е предизвикателство за всеки администратор (АЛД) и обработващ лични данни (ОЛД), доколкото такива не са фиксирани в законодателството в сферата на защитата на личните данни, а са налични в редица закони и подзаконови нормативни актове. 

В допълнение, законодателството не предвижда изрични срокове за съхранение на всеки един счетоводен документ или документ в трудовото досие, като оставя решението на администраторите и обработващите. В този случай сроковете се определят съобразно количеството, вида и чувствителността на личните данни, потенциалните рискове за вреди, целите на обработване и възможността за постигане на тези цели с други средства.

Срокове за съхранение на счетоводни документи

Срокове за съхранение на счетоводна информация могат да бъдат открити в разпоредбите на ЗСч, ДОПК, ЗДДС и някои подзаконови нормативни актове. Често те не са строго фиксирани, а са определени в препоръчителен минимум или в зависимост от изтичането на давностни срокове. В следващата таблица е направен опит за извеждане на най-важните минимални срокове за съхранение на счетоводни документи, като е посочено и съответното правно основание.

  • Ведомости за заплати- 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят  - чл. 38, ал. 1, т. 1 ДОПК
  • Счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят - чл. 38, ал. 1, т. 2 ДОПК
  • Документи за данъчно - осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани, като давностният срок изтича 5 години от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение - чл. 38, ал. 1, т.3 ДОПКq чл. 171, ал. 1 ДОПК
  • Всички останали носители на счетоводна информация - 3 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят - чл. 38, т. 4 ДОПК
  • Данъчни документи, издадени от данъчно задължено лице или от негово име, както и всички получени от него данъчни документи, отчети за извършените продажби, както митнически документи за внос - До 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид - чл. 121, ал.1 ЗДДС
  • Отчетни документи по Наредба № Н-18, включително книгите за дневните финансови отчети и КЛЕН - 5 години - чл. 42, ал. 6 от Наредба № Н-18 на МФ от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства
  • Контролни ленти на електронен носител (КЛЕН) - В тримесечен срок от датата на демонтажа на КЛЕН - чл. 42, ал. 1, т. 3 от Наредба № Н-18

 

Съхранение на документи в трудовото досие

Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда всеки работодател е длъжен да води трудови досиета на своите работници и служители. В трудовото досие се съхраняват документи, свързани с възникването, съществуването и изменението, както и с прекратяването на трудовото правоотношение. 

В практика често погрешно се възприема общ 50-годишен срок на съхранение на трудовото досие в неговата цялост, като не се съобразява наличието на документи и данни с различен характер и различни законови срокове на съхранение. В приложената таблица са разгледани някои от законовите или препоръчителни срокове за съхранение на отделните носители на лични данни.
 

НОСИТЕЛИ/ДОКУМЕНТИ

СРОКОВЕ

ПРАВНО ОСНОВАНИЕ

неполучени трудови книжки, дневници и екземпляр от издадените удостоверения

50 години

чл. 8, ал.1 от НТКТС

разплащателни ведомости (за заплати), трудови договори, заповеди за назначаване, заповеди за преназначаване, допълнителни споразумения към трудови договори, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения, трудови книжки и други документи, установяващи осигурителен стаж и доход

до закриване на предприятието без посочване на правоприемник, като при закриване се предават в съответните ТП на НОИ

чл. 8, ал.2 от НТКТС

болнични листове

3 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, в която са издадени

чл. 56а от НМЕ

документи, отнасящи се до провеждане на обучения и инструктажи по безопасност и здраве при работа

минимален срок от 5 г.

чл. 9, ал.2 от Наредба РД-07-2/16.12.2009 г.

документи, необходими за сключване на трудов договор

Докато трудовото правоотношение съществува, като при вероятност от възникване на трудовоправни спорове, съответните документи могат да се запазват за срок, не по-дълъг от определените в Кодекс на труда давностни срокове за предявяване на искове по трудови спорове.

чл. 358 от КТ

медицинска документация, удостоверяваща трудова злополука или професионална болест

минимален срок от 5 г. - с оглед възможността за ангажиране на имуществена отговорност на работодателя в по-продължителен период от време поради ексцес

чл. 14, ал. 3 от Наредба за установяване, разследване, регистриране и отчитане на трудовите злополуки

запорни съобщения за наложен запор върху трудово възнаграждение на работник или служител

до погасяване на задължението или до прекратяване на трудовото правоотношение, като във втория случай запорното съобщение се съхранява до изпращане/до поискване от новия работодател или до получаване на потвърждение от съдебния изпълнител, че е уведомен за нова месторабота на лицето

по аргумент от чл. 512, ал. 3 от ГПК

документи и данни с изтекла валидност

до замяната им с актуални документи и данни

по аргумент от чл. 5, пар. 1, б. "г" от GDPR


Важно е да се отбележи, че предвидените срокове са минимални, като всяко предприятие може да определи и по-дълги периоди на съхранение, доколкото това е необходимо за конкретно определени цели, включително във връзка с:

- упражняване и защита на правни претенции;
- принудително събиране на вземания;
- неприключили съдебни, досъдебни и арбитражни производства;
- доказване изпълнението на законови задължения;
- одити;
- вътрешна отчетност и статистика.

След изтичането на срока носителите на информация, могат да се унищожават (ако са на хартиен носител) или заличават (при наличие на електронен или технически носител) съгласно приетите вътрешни процедури.

Изключение са документите, които подлежат на предаване в Националния архивен фонд или НОИ. Определени данни могат да се съхраняват за по-дълги срокове, но само ако бъдат обработвани за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели.

Поддържането на отчетност на данните в трудовите досиета и счетоводната документация, които подлежат на архивиране или заличаване/унищожаване, изисква прецизна и постоянно действаща организация на тези процеси. Приемането и следването на вътрешни правила за архивиране и унищожаване, изготвянето и съхраняването на протоколи за отчитане на тези действия и възлагането на конкретни отговорности на служителите са необходими и полезни действия, които биха улеснили значително работата на всеки администратор и обработващ лични данни.

----------------

Автори:

адв. Цвета Спартанска, адвокат в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, spartanska@gdlaw.bg
Пламена Янчева, адвокатски сътрудник в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, plamena@gdlaw.bg


Важна забележка!
Настоящото изложение не съставлява правно становище, препоръка за действия или бездействия. То отразява единствено мнението на авторите.
Винаги търсете правна помощ и съдействие по конкретни въпроси от своята дейност.


 


Настоящото изложение има информативен и опознавателен характер. Изразява личното професионално мнение на авторите на сайта и не представлява конкретен съвет или консултация

Напиши коментар