адв. Цвета Спартанска,
Пламена Янчева адв. сътрудник

Прекратяването на трудовото правоотношение не поставя автоматично край на обработването на лични данни на бившия работник или служител. Правните основания за продължаване на тази дейност обаче значително намаляват. Крайният момент на обработване на тези данни се определя съобразно количеството, вида и чувствителността на личните данни, потенциалните рискове за вреди, целите на обработване и възможността за постигане на тези цели с други средства.

Основания за обработване на лични данни след прекратяване на ТПО

Основанията за обработване на лични данни след прекратяване на трудовото правоотношение условно могат да се разделят в няколко групи:

• за пенсионноосигурителни цели;
   
• за доказване изпълнението на конкретни задължения, за упражняване и защита на правни претенции и други интереси на работодателя;
   
• за спазване на предвидените в закони и подзаконови нормативни актове задължителни минимални срокове за съхранение.
   

Темата за сроковете за съхранение на лични данни за пенсионноосигурителни цели беше застъпена в предходната ни статия. В чл. 8, ал. 1 и ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж са предвидени задължителни срокове за съхранение на трудови договори, ведомости за заплати, заповеди за назначаване и преназначаване и други документи, установяващи осигурителен стаж и доход на бившите работници и служители.

По отношение на останалите съдържащи лични данни документи в трудовото досие, законодателството предвижда някои минимални, но задължителни срокове за съхранение.

В случай че работодателят вземе решение да продължи да съхранява определени данни след изтичане на предвидените минимални срокове, той трябва да аргументира своето решение с постигането на конкретна цел. При вземане на решение за съхранение на данните с цел вътрешна отчетност и статистика за определени процеси, е препоръчително данните да се анонимизират или псевдонимизират.

Целите могат да бъдат свързани и със защита на легитимни интереси, свързани с евентуални или текущи съдебни производства или производства по принудително изпълнение (изпълнителни дела). За да проведе успешно защитата си по един трудов спор, работодателят трябва да разполага с конкретни документи от трудовото досие на работника или служителя, чието правоотношение е прекратено.

В случай на правен спор работодателят може да задържи данните на служителя дотогава, докато има правен интерес от това. При вероятност от възникване на трудовоправни спорове, съответните документи, относими към предмета на спора, могат да се запазват за срок, не по-дълъг от определените в чл. 358 от КТ давностни срокове за предявяване на искове. При евентуални съдебни спорове и производства, свързани с приложението на Закона за защита от дискриминация, работодателят следва да съобрази и предвидения в този закон 3-годишен давностен срок за предявяване на искове за защита от дискриминация.

Право на достъп до личните данни, обработвани от бившия работодател

Независимо че трудовото правоотношение е приключило, бившият работодател продължава да бъде администратор по отношение на личните данни, които не е унищожил или заличил. Работникът или служителят има право на достъп до личните си данни и може да упражни всички права, гарантирани на субектите на лични данни съгласно чл. 15 - чл. 22 от GDPR (възражение, ограничаване на обработването, изтриване и други). Бившият му работодател има задължение да го инфомира за целите на обработването, категориите данни, които се отнасят до него, предвидените срокове за съхранение, както и за евентуалните получатели на данните.

Трансфер на лични данни между бившия и настоящия работодател

Нововъведение съгласно GDPR е т.нар. “право на преносимост”, което предвижда, че всеки може да прехвърли свои лични данни от един администратор към друг. Единствените условия за това са:

1) данните да се обработват по автоматизиран начин;

2) данните да се обработват на основание дадено съгласие или за изпълнение на сключен договор.

Това означава, че всеки може да изисква от бившия си работодател да прехвърли определени данни към новия при едновременното наличие на описаните условия.
На следващо място, бившият работодател може да препраща личните данни на работника или служителя (във всякакъв формат), но при наличието на правно основание за това (съгласие на субекта на данните или законово задължение). Такова законово задължение може да се изведе от чл. 512, ал.3 от ГПК, който предвижда, че при наложен запор върху трудовото възнаграждение бившият работодател е задължен да препрати полученото в качеството му на трето задължено лице запорно съобщение към новия работодател.

Електронни устройства и служебни контакти, съдържащи лични данни

При прекратяване на трудовото правоотношение работниците и служителите са задължени да предадат обратно получените служебни телефони, преносими компютри и други електронни устройства. Макар да е задължение и на двете страни съхраняваните на тези устройства лични данни на работника или служителя да бъдат заличени, работодателят като администратор на лични данни носи основната отговорност за това и следва да проверява паметта на устройствата преди предоставянето им на друг член на персонала.

На следващо място, поради отпадането на необходимостта от тяхната последваща употреба, работодателят е задължен да деактивира служебни профили и пощенски кутии на напускащите лица, да унищожи/заличи всички служебни контакти (напр. визитки в уеб сайт и на хартия), както и да заличи личната им информация от различни вътрешни системи и регистри, използвани за комуникация и изпълнение на трудовите функции. Тези действия същевременно допринасят за информационната сигурност и намаляват риска за неправомерно разпространение и използване на поверителна информация и търговска тайна от недобронамерени бивши служители.

Задължение на работодателите като администратори на лични данни е да предоставят на своя персонал информация за предвидените дейности по обработване на личните им данни, включително под формата на вътрешни правила или писмена декларация за поверителност. Работниците и служителите следва да бъдат информирани за категориите обработвани лични данни, правното основание за това, предвидените срокове за съхранение (или начина на определянето им), както и за техните права като субекти на лични данни - както по време, така и след прекратяване на трудовото правоотношение.

--------------
Автори:

адв. Цвета Спартанска, адвокат в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, spartanska@gdlaw.bg
Пламена Янчева, адвокатски сътрудник в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, plamena@gdlaw.bg

Важна забележка!
Настоящото изложение не съставлява правно становище, препоръка за действия или бездействия. То отразява единствено мнението на авторите.
Винаги търсете правна помощ и съдействие по конкретни въпроси от своята дейност.
 

Илюстрация: Business photo created by freepik - www.freepik.com