гост-автори: адв. Цвета Спартанска,

                         адв. Димитър Джутев
                     

Мотивирани от прякото действие и прилагане на Общия регламент за защита на личните данни (ОРЗД или GDPR), започнало на 25 май 2018 г., много работодатели, в качеството си на администратори и/или обработващи лични данни, инвестираха значителни усилия за привеждане на дейността си в съответствие с новите разпоредби. Гражданите, от своя страна, значително повишиха своята информираност относно правата и задълженията си като субекти на лични данни.

Обработването на лични данни в контекста на кандидатстването за работа и набиране на персонал се отличава като един от процесите, които все още пораждат въпроси за всяка от страните. Настоящото изложение има за цел да разгледа основните положения, свързани с обработването на лични данни в хода на тази дейност.

Процедурата по набиране на персонал минава през няколко основни фази:

- разпространяване на информация за свободна работна позиция,

- приемане и разглеждане на кандидатури,

- провеждане на интервюта и събеседвания,

- оценка и селекция на кандидати, избиране и сключване на трудов договор.

• Процесът по обработване на лични данни при набиране на персонал стартира с откриването на процедурата чрез разпространяване на информация за нея по избран от дружеството начин. В тази информация, следвайки принципите на Регламента за законосъобразност, добросъвестност и прозрачност, трябва да се предоставят данни за администратора и обработващите (ако има такива), целите, основанията и сроковете за обработването на личните данни на кандидатите за работа. Във връзка с това е препоръчително администраторите да подготвят изявление или декларация, съдържащи такава информация, предоставена в достъпен и разбираем за кандидатите вид.

• На следващо място, потенциалният работодател трябва да посочи какви документи и данни изисква от кандидатстващите лица - автобиографии, мотивационни писма, снимки, препоръки, документи за определено образование, квалификация и други. Съгласието, регламентирано в чл. 6, пар. 1 от Регламента, е основното основание за законосъобразно събиране на лични данни при тази дейност. Кандидатствайки за обявената работна позиция, субектите изразяват своето съгласие предоставените от тях лични данни да бъдат обработени за целите на набирането на персонал в конкретната компания. В случай че доброволно предоставят информация за себе си в по-голям обем от този, който е изискан, следва да се приеме, че кандидатите са изразили съгласието си за предоставяне на тази информация. Във връзка с изискването на чл. 7, пар. 3 от Регламента за предоставяне на възможност за лесно оттегляне на съгласие, в предоставената на кандидатите информация за обработването на личните им данни трябва да има указания за начина на оттегляне на даденото съгласие.

• Когато естеството на работата поставя изисквания за пола, възрастта, здравословното състояние и работоспособността на лицето, администраторът има право да изисква информация за здравословно състояние и психично здраве, бременност (или планиране на „ин витро“ процедура), намалена работоспособност, психологически заболявания и други. Ако работната позиция няма такива специфики, администраторът няма основание за изискването на тези данни и кандидатът за работа не е задължен да ги предоставя, като отказът му не носи последствия за разглеждането на кандидатурата му. Кандидатите не са задължени да споделят свои лични данни, свързани с етнически произход, сексуалната ориентация, политически или религиозни възгледи. В случай че имат намерение да ползват отпуск за религиозни обреди и празници те обаче могат да споделят информация за изповядваната от тях религия. 

• Съгласие на кандидатите за работа следва задължително да се изисква в няколко случая, свързани с допълнителното проучване на техните умения и способности. При желание за установяване на контакт с предходен работодател и получаване на препоръки и отзиви, от използване на информация за кандидата от социални мрежи, както и от полагане на психологически тестове, се изисква изричното и информирано съгласие на лицето. Това обстоятелство често се пренебрегва при проучване на кандидати, като се събира наличната за тях информация в профилите им в социалните мрежи. Самият факт, че информацията е направена публична от субекта на данни, не дава основание на потенциалния работодател да извършва оценка на неговите качества на базата на публикувани снимки и материали. Това действие би довело до прекомерно навлизане в личната сфера на кандидата, което не може да бъде защитено с никое от основанията за обработване на лични данни съгласно чл. 6 от Регламента. 

• След първоначалния етап по събиране на лични данни се преминава към селектиране на подходящите кандидати, провеждане на събеседвания с тях и последваща оценка на тяхното представяне, при които се осъществява допълнително събиране и обработване на лични данни. В този процес на обработване на лични данни потенциалният работодател може да се основава на своя легитимен интерес за избиране на най-подходящия кандидат като основание за понататъшното обработване на лични данни. При тази дейност може да се създава вътрешна документация, съдържаща лични данни на кандидатите за работа, като доклади и записки по проведените интервюта и събеседвания, съдържащи профили и мнения за кандидатите за работа.

• След селектиране на най-подходящия кандидат за работа се пристъпва към сключване на трудов договор с него. Съгласно Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, се представят:
  • документ за самоличност, който се връща веднага;
  • документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работа, за която лице кандидатства;
  • документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лице кандидатства, се изисква притежаването на такъв стаж;
     
  • документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
     
  • свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
     
  • разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
     

Необходимо е да се направят няколко важни уточнения за гореизброените документи.

При представяне на документ за самоличност работодателят няма право да възпроизвежда и съхранява негови копия, а единствено да запише и сравни данните от него.

На следващо място, документите за придобито образование, стаж по специалността и съдебно минало не следва да се изискват от всички работници и служители. Те са необходими на работодателя само за заемане на тези длъжности, за които са поставени съответните законови изисквания - за определена образователна степен, за минимален стаж по специалността или за чисто съдебно минало. Обработването и съхранението на тези данни без наличието на такова задължение е незаконосъобразно и противоречи на принципа за свеждане на данните до минимум съгласно чл. 5, б. “в” от Регламента.

Приключването на процедурата по набиране на персонал поставя въпроса за съхранението на събраните в хода на този процес лични данни. Съгласно чл. 25к, ал. 1 от Закона за защита на личните данни общият максимално допустим срок за съхранение на тези данни е 6 месеца, като изключения са възможни при наличие на изрична законова разпоредба в този смисъл.

В свое становище Комисия за защита на личните данни поясни, че този срок започва да тече от приключване на процедурата по набиране на персонал с избор на кандидат и сключване на трудов договор с него. Съществува възможност срокът да бъде удължен - при получаване на изрично съгласие от кандидата за работа. По този начин кандидатите могат да дадат съгласието си да бъдат потърсени при наличието на други подходящи за тях работни позиции при същия работодател.

В предвидения 6-месечен срок администраторът има още едно задължение - да върне на кандидатите за работа представените от тях оригинали или нотариално заверени копия на документи за физическа и психическа годност, квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност.

Предвиденият шестмесечен срок за съхранение на лични данни на кандидатите за работа влиза в противоречие с предвидения в Закона за защита от дискриминация 3-годишен срок за подаване на жалба за защита от дискриминация. Заличаването на всички събрани лични данни на кандидатите за работа би поставило потенциалния работодател в неблагоприятната позиция да не разполага с доказателства в своя защита при евентуално производство пред Комисия за защита от дискриминация.

За да преодолее това противоречие КЗЛД излезе с още едно пояснително становище, в което приема, че администраторите имат право да съхраняват личните данни, съдържащи се в “създадените от работодателя или органа по назначаване вътрешни документи относно проведените процедури по набиране и подбор на персонал” до изтичане на предвидения 3-годишен преклузивен срок. Това означава, че след изтичане на предвидения 6-месечен срок администраторът ще бъде задължен да унищожи или изтрие предоставените автобиографии, мотивационни писма и препоръки, както и да върне оригиналите и нотариално заверените копия на предоставените документи, но ще има право да съхрани създадените във връзка с тях вътрешни документи до изтичането на третата година.

Законосъобразното обработване на лични данни в процеса по набиране на персонал поставя различни предизвикателства пред участниците в този процес. Често администраторите на лични данни фокусират своето внимание върху последващото обработване на данни в хода на трудовото правоотношение, като пренебрегват процесите, които го предхождат, и това създава непредвидени от тях трудности. Утвърждаването на прозрачна и функционална процедура за събиране, обработване и съхранение на личните данни на кандидатите за работа е необходима стъпка към постигане на цялостно съответствие на тяхната дейност със законодателството в сферата на защитата на личните данни.

---------------

Автори:
адв. Цвета Спартанска, адвокат в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, spartanska@gdlaw.bg
адв. Димитър Джутев, LL.M., съдружник в Адвокатско дружество “Георгиева и Джутев”, dzhutev@gdlaw.bg

Важна забележка!
Настоящото изложение не съставлява правно становище, препоръка за действия или бездействия. То отразява единствено мнението на авторите.
Винаги търсете правна помощ и съдействие по конкретни въпроси от своята дейност.