гост-автор: Боряна Георгиева

Изричното задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя беше въведено с измененията и допълненията в Кодекса на труда (КТ), обнародвани в  ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г

Преди това досието все пак беше препоръчително с оглед на по-добро систематизиране на документите, свързани с персонала и много предприятия поддържаха окомплектовано трудово досие.

Според последните промени в Кодекса на труда,  в сила от 01.01.2017, част от документите от трудовото досие  могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. Но все още обнародвана Наредба по този въпрос няма.

Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал.1 от КТ). Той е длъжен да изготвя и съхранява тези документи за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, както и в други случаи, когато това е необходимо.

Разпоредбата на  чл. 128б, ал.2 от КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с:

• възникването,

• съществуването, изменението и

• прекратяването на трудовото правоотношение.

Документи, свързани с възникването на трудовото правоотношение:

При документиране на възникването на трудовото правоотношение е важно да са спазени изискванията на Наредба № 4 ат 1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

Съгласно чл. 1 от нея за сключване на трудов договор са необходими:

1. личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;

2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;

3. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж/осигурителна книжка,трудова книжка,служебна книжка/

4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;

5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;

6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.

Освен тези документи, трудовото досие трябва да  съдържа още:

• трудов договор;
• заверено уведомление по чл.62 ал.5 от КТ;
• Служебна бележка за годност издадена от СТМ;
• длъжностна характеристика;
• Служебна бележка за проведен начален инструктаж и инструктаж на работното място;
• Служебна бележка за запознаване с правилника за вътрешен трудов ред и правилата за организация на работната заплата в предприятието

Документи във връзка със съществуването и изменението на трудовото правоотношение:

Тази група документи включват:

• допълнителни споразумения, сключени към трудовия договор (чл.119 КТ);
• заповеди във връзка с едностранно увеличаване на трудовото възнаграждение(чл.118 ал.3 от КТ);
• Заповеди във връзка с ползван платен годишен отпуск;
• Заповеди за налагане на дисциплинарни наказания съпроводени със съответните доклади и писмени обяснения;
• писмено съгласие за полагане на извънреден и нощен труд (когато такова се изисква съгласно КТ); 
• писмено съгласие по чл. 113 ал.2 от КТ(за работа за повече от 48 часа седмично по договор за допълнителен труд);
•  писмено съгласие по чл. 121, ал.2 КТ (за командироване за срок по-дълъг от 30 календарни дни); 
• заявления на работника или служителя за ползване на различни видове отпуски,
• представени болнични листове 
• решения от органите на медицинска експертиза (например на ТЕЛК) и други.

Документи, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение :

Тук се включват:

• молба от лицето или предложение/предизвестие/от работодателя според причината за прекратяване на трудовия договор;
• заповед за прекратяване;
• опис на предадените документи на служителя ;
• обходен лист - в предприятията, при които е наложено като необходимо изискване

С това съвсем не се изчерпват документите,които е необходимо да съдържа едно трудово досие.Спрямо спецификата на дейността на фирмата/организацията/ е възможно прилагането и на други документи.

Колко години следва да се съхраняват документите от трудовото досие?

В Кодекса на труда няма изрична разпоредба

Според Закона за счетоводството:

 Чл. 12. (1 )Счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:

---------

Боряна Георгиева е Специалист ТРЗ,основател на Група на практикуващи ТРЗ и ЛС във Фейсбук

Илюстрация:Designed by Freepik