Трудово досие на работника
гост-автор: Боряна Георгиева
Изричното задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя беше въведено с измененията и допълненията в Кодекса на труда (КТ), обнародвани в ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г
Преди това досието все пак беше препоръчително с оглед на по-добро систематизиране на документите, свързани с персонала и много предприятия поддържаха окомплектовано трудово досие.
Според последните промени в Кодекса на труда, в сила от 01.01.2017, част от документите от трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. Но все още обнародвана Наредба по този въпрос няма.
Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал.1 от КТ). Той е длъжен да изготвя и съхранява тези документи за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, както и в други случаи, когато това е необходимо.
Разпоредбата на чл. 128б, ал.2 от КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с:
-
възникването,
-
съществуването, изменението и
- прекратяването на трудовото правоотношение.
Документи, свързани с възникването на трудовото правоотношение:
При документиране на възникването на трудовото правоотношение е важно да са спазени изискванията на Наредба № 4 ат 1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.
Съгласно чл. 1 от нея за сключване на трудов договор са необходими:
1. личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
3. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж/осигурителна книжка,трудова книжка,служебна книжка/
4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Освен тези документи, трудовото досие трябва да съдържа още:
- трудов договор;
- заверено уведомление по чл.62 ал.5 от КТ;
- Служебна бележка за годност издадена от СТМ;
- длъжностна характеристика;
- Служебна бележка за проведен начален инструктаж и инструктаж на работното място;
- Служебна бележка за запознаване с правилника за вътрешен трудов ред и правилата за организация на работната заплата в предприятието
Документи във връзка със съществуването и изменението на трудовото правоотношение:
Тази група документи включват:
- допълнителни споразумения, сключени към трудовия договор (чл.119 КТ);
- заповеди във връзка с едностранно увеличаване на трудовото възнаграждение(чл.118 ал.3 от КТ);
- Заповеди във връзка с ползван платен годишен отпуск;
- Заповеди за налагане на дисциплинарни наказания съпроводени със съответните доклади и писмени обяснения;
- писмено съгласие за полагане на извънреден и нощен труд (когато такова се изисква съгласно КТ);
- писмено съгласие по чл. 113 ал.2 от КТ(за работа за повече от 48 часа седмично по договор за допълнителен труд);
- писмено съгласие по чл. 121, ал.2 КТ (за командироване за срок по-дълъг от 30 календарни дни);
- заявления на работника или служителя за ползване на различни видове отпуски,
- представени болнични листове
- решения от органите на медицинска експертиза (например на ТЕЛК) и други.
Документи, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение :
Тук се включват:
- молба от лицето или предложение/предизвестие/от работодателя според причината за прекратяване на трудовия договор;
- заповед за прекратяване;
- опис на предадените документи на служителя ;
- обходен лист - в предприятията, при които е наложено като необходимо изискване
С това съвсем не се изчерпват документите,които е необходимо да съдържа едно трудово досие.Спрямо спецификата на дейността на фирмата/организацията/ е възможно прилагането и на други документи.
Колко години следва да се съхраняват документите от трудовото досие?
В Кодекса на труда няма изрична разпоредба
Според Закона за счетоводството:
Чл. 12. (1 )Счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
---------
Боряна Георгиева е Специалист ТРЗ,основател на Група на практикуващи ТРЗ и ЛС във Фейсбук
Илюстрация:Designed by Freepik
Настоящото изложение има информативен и опознавателен характер. Изразява личното професионално мнение на авторите на сайта и не представлява конкретен съвет или консултация
1 Коментари
Моля да ми пишете има ли глоби за изгубени трудови досиета?Има ли начин да се възстановят такива досиета?Благодаря ви предварително за отговора.