Регистърът на заетостта е нова централизирана система за проследяване на трудовите правоотношения в България, която ще замени хартиената трудова книжка. 

Чрез единния електронен трудов запис (ЕТЗ) работодателите ще могат да подават информация за всеки аспект от трудовото правоотношение – от сключването и изменението на договора до прекратяването му. Настоящата статия разглежда основните аспекти на този нов регистър, процесите по подаване на информация и поетапното му въвеждане, което започва през 2025 година.

 

Регистърът на заетостта -  централизирана база данни, създадена и поддържана от Националната агенция за приходите (НАП), която съдържа подробна информация за трудовата дейност на всички работници, служители и държавни служители в България. Той е предназначен да улеснява проследяването и контрола на трудовите и служебни правоотношения, както и да осигурява статистически данни за целите на държавата.

Съдържа данни за всеки аспект от трудовото и служебното правоотношение – сключване, изменение и прекратяване на договора, както и допълнителни данни за стаж, отпуски, обезщетения, запори и т.н.

Регистърът на заетостта включва единни електронни трудови записи.

Регистърът на заетостта ще започне да функционира поетапно:

От 1 юни 2025 г. за трудовите правоотношения.
От 1 юни 2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител.
Това поетапно въвеждане дава време на работодателите и държавната администрация да се подготвят за работа с новата система и да осигурят необходимите електронни трудови запис

 

Какво е Единен електронен трудов запис?

Електронен трудов запис е електронен документ, с който се подават данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника и служителя и със служебното правоотношение на държавния служител. Той има удостоверителна стойност и служи като официален документ за доказване на трудов стаж, възнаграждения и други обстоятелства при нужда.

Кой подава информация в Единния електронен трудов запис?

1. работодател или упълномощено от него лице;

2. орган по назначаването или определено от него длъжностно лице;

3. длъжностно лице от Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда"

3. Как се подава информация в Единния електронен трудов запис?

Формат и метод на подаване: Данните се подават чрез електронен запис във файлов формат, утвърден от изпълнителния директор на НАП. Информацията се изпраща по електронен път през портала за електронни услуги на НАП, като се използва квалифициран електронен подпис (КЕП).

Допълнителен метод на подаване: Данните могат да се подадат и на електронен носител (например USB), придружен от писмо. В този случай достоверността на информацията се удостоверява чрез подпис върху придружителното писмо.

4. Каква информация се подава в Единния електронен трудов запис?

Подаване на електронен трудов запис при сключване и изменение на правоотношение

Работодателят или органът по назначаването подават електронен трудов запис в тридневен срок от:

1. Сключване на трудов договор или възникване на служебно правоотношение - Работодателят подава електронен трудов запис с данни за началото на изпълнението на трудовия договор преди постъпване на работа на работника или служителя. 

2. Изменение на трудовото правоотношение по:

Основание на трудовия договор.
Срок на договора (ако е определен).
Размер на основното трудово възнаграждение.
Код на заеманата длъжност.
Код на основната икономическа дейност.
Място на работа.
Продължителност на работното време.
Платен годишен отпуск.

3. Изменение на служебното правоотношение по:

Основание на акта за назначаване.
Срок на акта за назначаване.
Размер на основната месечна заплата.
Код на заеманата длъжност.
Код на основната икономическа дейност.
Място на работа.
Продължителност на работното време.
Ранг на държавния служител.

 

4. Командироване и запорни съобщения

Командироване по чл. 121а, ал. 1, т. 1 от Кодекса на труда.
Получаване на запорно съобщение или вдигане на запора.

Изключение за подаване при командироване

Електронен запис не се подава при изменение на мястото на работа в случаите на командировки по Наредбата за командировки в страната и чужбина или промяна на мястото на работа по чл. 107з, ал. 8 от Кодекса на труда.
 

Подаване на електронен трудов запис при прекратяване на правоотношението

Работодателят и органът по назначаването подават електронен трудов запис  в седемдневен срок от:

1. прекратяване на трудовото или на служебното правоотношение;

2. изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от Кодекса на труда;

3. изплащане на обезщетение при прекратяване на служебното правоотношение на основание чл. 106, ал. 3 от Закона за държавния служител;

4. влизане в сила на съдебно решение, с което:

а) е установена продължителността на трудов или служебен стаж;
б) е признато за незаконно уволнението на работника или служителя или прекратяването на служебното правоотношение на държавния служител;
в) е поправено основанието за прекратяване на трудовото или служебното правоотношение.

 

Забележка: ЕТЗ  включва повече детайли относно трудовото правоотношение и неговото изменение и прекратявяне . Реално то ще се подава за всеки  един негов аспект - сключване,  изменение, прекратяване, платени отпуски, запори, обезщетения и стаж. За сравнение Текст НАРЕДБА № 5 ОТ 29 ДЕКЕМВРИ 2002 Г. ЗА СЪДЪРЖАНИЕТО И РЕДА ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА УВЕДОМЛЕНИЕТО ПО ЧЛ. 62, АЛ. 5 ОТ КОДЕКСА НА ТРУДА

Чл. 3. (1) Уведомлението съгласно приложение № 1 се изпраща:
1. в тридневен срок от:
а) сключване на трудовия договор;
б) изменение на трудовия договор, с което се променя длъжността и/или срокът на договора, както и в случаите по чл. 121а, ал. 1, т. 1 КТ;
в) издаване на постановлението по реда на чл. 405а от Кодекса на труда;
г) промяна на работното място на лицето в друго населено място, с която се променя кодът по ЕКАТТЕ на населените места, освен в случаите на командироване в страната или командироване в чужбина по реда на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина.
2. в седемдневен срок от прекратяване на трудовия договор;

Подаване на електронен запис при промяна на работодател или преобразуване

Работодателят и органът по назначаването, които приемат работниците и служителите и държавните служители по Закона за държавния служител, подават електронен трудов запис в десетдневен срок от:

1. вписването в търговския регистър или обнародването в "Държавен вестник" в случаите по чл. 123, ал. 1 от Кодекса на труда;

2. сключване или прекратяване на договора за отдаване на предприятието или на обособена част от него под наем или аренда, както и при възлагане на концесия в случаите по чл. 123а, ал. 1 или 4 от Кодекса на труда;

3. преобразуване на администрация, преминаване на дейност от една администрация в друга или преминаване на дейност от закрита администрация в друга по чл. 87а от Закона за държавния служител;

4. фактическата промяна на работодателя или органа по назначаване извън случаите по т. 1 - 3;

5. промяната на ЕИК по регистър БУЛСТАТ/ЕИК по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, служебен номер, издаден от Националната агенция за приходите, без да се променя работодателят.

 

Каква е процедурата след подаване на електронен трудов запис?

След получаване на електронен трудов запис Националната агенция за приходите издава на работодателя или на органа по назначаването протокол, който съдържа данни за вписаните и за невписаните електронни трудови записи и причината за невписването им.

 В тридневен срок от получаване на протокола  работодателят или органът по назначаването отстранява причината за невписването и подава отново електронен трудов запис.

 Работодателят предоставя на работника или служителя преди постъпването му на работа копие от протокола с вписаните данни за началото на изпълнение на трудовия договор.

 

 

Работодателите ще вписват ли данни от съществуващите трудови правоотношения в новия Регистър по заетостта при влизането му в сила?

Отговорът е НЕ, тя ще бъде попълнена на база на регистъра на трудовите договори и при необходимост на база други източници:

§ 28.  В срок до 1 юни 2025 г. изпълнителният директор на Националната агенция за приходите изгражда регистъра на заетостта по чл. 347 от Кодекса на труда и попълва първоначалните данни в него на база на регистъра на трудовите договори и при необходимост - на база на други източници. /ПЗР към Закона за изменение и допълненине на Кодекса на труда, обн. ДВ,бр.85/2023, в сила от 01.06.2025/

 

Какво се случва със съществуващите хартиени трудови книжки?

§ 22. Трудовата книжка, издадена преди влизането в сила на този закон, е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя.

§ 24. (1) В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето и трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.
(2) Когато след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция "Инспекция по труда" издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил, и други оригинални документи, съдържащи тези данни.
/ПЗР към Закона за изменение и допълненине на Кодекса на труда, обн. ДВ,бр.85/2023, в сила от 01.06.2025/

 

 

Приложение № 1 към чл. 8, т. 1

Eлектронен трудов запис за сключване, изменение и прекратяване на трудов договор и за възникване, промяна и прекратяване на служебно правоотношение