Примерна инструкция за водене и съхраняване на трудовите досиета в сектор Образование

гост-автор:Георги Д. Георгиев

Много често специалистите по човешки ресурси, АСД и ТРЗ, си задават въпроса по какъв начин да сортират трудовите досиета така, че по установен ред всеки един с право на достъп до тях да може да се ориентира лесно в съдържанието и да намира бързо онова, което му е необходимо за изготвянето на дадена справка. Интересен е моментът как точно да се случва практическото реално структуриране и подреждане на архива с документи на всяко трудово досие.

В пространството няма единна методика за това, а и повечето университети, обучаващи специалисти по ЧР, не дават ясни инструкции за подредбата на документооборота.
От законите, които регламентират правилата в трудовоправните отношения, в частта за задълженията на работодателя за издавания комплект от документи, не става ясно как те да бъдат систематизирани. В Кодекса на труда, в чл. 128б, ал. 1, във връзка с ал. 2 - се обособява задължението да се създават трудови досиета на работещите и те да бъдат съхранявани според изискванията на чл. 41, ал. 1 и ал. 2 от Закона за Националния архивен фонд.
За младите специалисти остава неясна методиката за структурното организиране на съдържанието в едно трудово досие.

Често срещана практика е да се трупат документите в един общ класьор, като не се прави никакво разделение между самите тях, и в резултат на това се получава една папка, пълна с какво ли не - купища листове, перфорирани един върху друг с различни входирани и изходирани образци.

Дигитално, чрез използването на различни софтуерни продукти, се повишава ефективността на управлението на човешкия капитал относно сключването на договори за назначаване, изменения, отпуски, болнични, изготвянето на разнородни справки, декларации, удостоверения, изчисляването на общ и професионален трудов стаж, щатно разписание, работно време, заплати и други дейности. Надеждно  се съхранява историята на измененията и актуалността на информацията по досиетата на всеки един служител/работник.

На хартиен носител процесът по воденето на документите в трудовите досиета е доста често неорганизиран, неподреден и с по-висок процент на риск от допускане на грешки при изготвянето на важни справки. Получава се така, че при проверки от Инспекцията по труда се започва едно хаотично лутане и припряно търсене в папките - кое за какво е и кога е издадено.
Именно затова се опитах да създам по-ясна методика за групиране на документите в архива с трудовите досиета, с цел по-лесното им намиране при необходимост.

Инструкция за водене, структуриране и съхраняване на трудовите досиета- примерен вариант

Основните правила за подредбата на номерираните джобове с документи са описани в Заповед, а в приложение към нея се конкретизира самата Методика за начина на разделяне на образците, която специалистите по ЧР трябва да прилагат при създаването на нови трудови досиета, а също така е добре и старите да се реорганизират и да отговарят на вече описания регламент в Инструкцията.

Изготвената Заповед и Приложение се поставят в началото на всяко досие като вид упътване за съдържанието на папката. 

"Инструкцията за водене, структуриране и съхраняване на трудовите досиета" ще регламентира ясни правила, за методиката на сортиране на документите в досието на всеки един служител/работник, което ще доведе до намаляване на времето за тяхното търсене и анализиране. Изготвянето на определени справки ще става по-експедитивно и точно.

Заповедта и Инструкцията се базират на основание Закона за Националния архивен фонд, Закона за счетоводството, Кодекса на труда, Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите, Инструкция 3 от 2009 г. за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности, в частта им с разяснения за срока на съхраняване на счетоводната и общооборотно-отчетната информация.

Единното правило е, че всяка информация, която се изготвя и поддържа на технически носители, трябва да съществува и на хартия, от което произтича и нуждата от правила за нейното съхраняване и подредба.

------------

Георги Д. Георгиев, Специалист "Човешки ресурси" сектор Образование, София georgiev.bgmaster@gmail.com

Илюстрация:Designed by Freepik


Настоящото изложение има информативен и опознавателен характер. Изразява личното професионално мнение на авторите на сайта и не представлява конкретен съвет или консултация

Напиши коментар