Съгласно Кодекса за социално осигуряване, чл. 5 (7), осигурителят е длъжен:

1. да съхранява за срок 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, ведомости за заплати, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения; документите се съхраняват по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд;

2. по искане на осигурено лице или негов представител да издава безплатно, в 14-дневен срок, документи за осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд за периоди преди 1 януари 2000 г.;

3. по искане на длъжностните лица по чл. 40, ал. 3, чл. 54ж, ал. 1 и чл. 98, ал. 1 да издава безплатно, в 14-дневен срок, документи за осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд на осигурени при него лица, както и да удостоверява факти и обстоятелства, свързани с такива документи;

4. (В сила от 01.01.2022 г.) до 25-о число на месеца, следващ месеца на прекратяване на осигуряването, да представи на Националния осигурителен институт документ, удостоверяващ продължителността на осигурителния стаж от първа и/или втора категория труд, придобит при него от лицето; в документа осигурителят вписва и съответната разпоредба от Правилника за категоризиране на труда при пенсиониране и/или от Наредбата за категоризиране на труда при пенсиониране, по която предлага да се зачете осигурителният стаж.

Съдържанието на документите по ал. 7, т. 2, 3 и 4 и редът за тяхното представяне се определят с инструкция, издадена от управителя на Националния осигурителен институт. Данните в документите се използват за отпускане и изчисляване на пенсиите, паричните обезщетения и помощите.

В брой: 21 на ДВ, от дата 15.3.2022 г. е обнародвана Инструкция № 1022-40-2 от 2 март 2022 г. за съдържанието и реда за представяне в Националния осигурителен институт на документи за осигурителен стаж, осигурителен доход и категория труд

С инструкцията се определят съдържанието и редът за представяне в Националния осигурителен институт (НОИ) на:

1. документи за осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд за периоди преди 1 януари 2000 г., издадени по искане на осигурено лице или негов представител; Осигурените лица представят документите  при пенсиониране по реда на Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж

2. документи за осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд, както и документи, удостоверяващи факти и обстоятелства, свързани с такива документи, издадени по искане на длъжностните лица по чл. 40, ал. 3, чл. 54ж, ал. 1 и чл. 98, ал. 1 от Кодекса за социално осигуряване (КСО). Осигурителите представят документите в 14-дневен срок от получаване на искането на длъжностните лица.

3. документи за категория труд, удостоверяващи продължителността на осигурителния стаж от първа и/или втора категория труд, придобит от осигуреното лице при осигурителя.  Осигурителите представят документите в съответното ТП на НОИ до 25-о число на месеца, следващ месеца на прекратяване на осигуряването на лицето

Документите за осигурителен стаж и категория труд (удостоверения обр. УП-3) са по образец съгласно приложение № 1. В тях задължително се вписва съответната разпоредба от Правилника за категоризиране на труда при пенсиониране и/или от Наредбата за категоризиране на труда при по която осигурителят предлага да се зачете осигурителният стаж.

Документите за осигурителен доход (удостоверения обр. УП-2) са по образец съгласно приложение № 2.

Документите се представят на хартиен носител или по електронен път по реда на Закона за електронното управление, като задължително се подписват с квалифициран електронен подпис от лице, представляващо осигурителя.

Данните от документите  се използват за отпускане и изчисляване на пенсиите, паричните обезщетения и помощите.

По смисъла на инструкцията „съответното ТП на НОИ“ е, както следва:
1. за местните юридически лица – ТП на НОИ по седалище;
2. за неперсонифицираните дружества и осигурителните каси – ТП на НОИ по адрес на управление;
3. за чуждестранните търговски представителства – ТП на НОИ по адрес на търговското представителство;
4. за клон на чуждестранно лице – ТП на НОИ по седалище на клона, съответно по адрес на управление на поделението или представителството;
5. за осигурителите, регистрирани в ТД „Големи данъкоплатци и осигурители“ на Националната агенция за приходите – ТП на НОИ по седалище на юридическото лице и по постоянен адрес на физическото лице;
6. за клоновете и поделенията, вписани с 13-значен ЕИК – ТП на НОИ по седалище, съответно по адрес на управление;
7. за осигурители еднолични търговци и физически лица – ТП на НОИ по постоянен адрес.
Инструкцията влиза в сила от 1 януари 2022 г.