Правителството прие Наредба за вида и изискванията за създаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя

На свое заседание днес Правителството прие Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя

С изменението на чл. 128б на Кодекса на труда от 1 януари 2017 г. беше създадена  възможност част от документите в трудовото досие на работника или служителя да се създават и съхраняват като електронни документи:

Чл. 128б. (1) КТ Работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.
(2) Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
(3) Част от документите по ал. 2 могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет.
(4) Работникът или служителят има право да получава заверени копия от съхраняваните документи по реда на чл. 128а

С новата наредба, приета днес, се определя видът на електронните документи, които са част от трудово досие на работника и служителя, както и изискванията към тяхното създаване, съхраняване и размяна. Регламентират се и изискванията към информационни системи на работодателите във връзка със съхранението на електронните документи по трудовите правоотношения. По-важното е:

  • Работодателите не се задължават да създават и съхраняват документите относно трудовите правоотношения в електронен вид. Това е само възможност по преценка на работодателя, като се запазва и практиката, документите в трудовото досие да се създават на хартия. Гарантира се и възможността на работниците и служителите да подават документи на хартиен носител при изградена информационна система на работодателя.
  • Електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя са разделени по видове, което осигурява възможността всички документи от трудовото досие да се създават в електронна форма, по преценка на работодателя в зависимост от вида на предприятието и спецификите на дейността.
     

Електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са:
1. едностранни документи, създадени от работодателя;
2. едностранни документи, създадени от работника и служителя;
3. документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
4. документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение.
5. други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.

 

  • Работодателят ще определя в Правилника за вътрешния трудов ред документите, които ще се съхраняват в електронен формат, както и вида на електронния подпис, който ще се използва от работниците и служителите за създаването им.
  • За размяна на електронни документи между страните по трудовото правоотношение задължително ще се изисква изрично съгласие на работника или служителя, като това съгласие може да бъде оттеглено по всяко време.
     
  • Изпращането и получаването на електронните документи ще се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, предоставяща възможност за доказване на връчването на всяко едно съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи са за сметка на работодателя.
     
  • В Наредбата се определят специфични изисквания към информационната система на работодателя, чрез които се гарантира целостта и проследимостта на постъпване на информацията в нея. Изисква се информационните системи да не позволяват случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея, и да не се допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите.
     
  • В Наредбата се установяват минимални изисквания, които да гарантират сигурността, надеждния произход и целостта на електронния документ, както и дългосрочното съхраняване на информацията, за да се осигури правната валидност на документа за продължителен период и да се гарантира, че той може да бъде валидиран, независимо от бъдещи промени в технологиите. 
  • Осигурява се необходимата основа за осъществяване на обективен и качествен контрол и се гарантира правната сила и допустимостта на електронния документ като доказателство пред контролните органи и в съдебните производства във връзка с трудовите правоотношения.

Склонни ли сте да водите трудовото досие на Вашите служители в електронен вид? Ще се радваме да попълните нашата анкета:

 

Източник: www.strategy.bg, http://www.gov.bg/bg


Настоящото изложение има информативен и опознавателен характер. Изразява личното професионално мнение на авторите на сайта и не представлява конкретен съвет или консултация

Напиши коментар