Организация на дейността в счетоводната кантора- 1 част

гост-автор Теодор Тодоров

Много колеги смятат, че е лесно да започнеш самостоятелна практика, да “завъртиш” няколко фирми и да развиеш бизнес. Ще се опитам да споделя своя опит по темата – “искрено и лично”, без претенции за абсолютна правота или за изчерпателност.
В момента работя като одитор, но не винаги е било така. Не станах и помощник-одитор в момента в който завърших университета. Ако професионалното развитие е стълба, то аз вървях през всичките й стъпала - през оперативен счетоводител занимаващ се с няколко сметки, зам.главен счетоводител с ангажимент за месечната отчетност, главен счетоводител, счетоводител в счетоводна кантора и управляващ офис на счетоводна кантора. Одитът просто е последното (може би за сега) стъпало.

Клиенти
Най-важното нещо. Няма ли клиенти, няма работа, няма пари. За това как ще ги търсите и как те ще Ви намират, няма рецепта. Маркетингът е науката, която се занимава с това, а на мен ми липсва много от нея. Има обаче рецепта, как да задържите клиентите и да продължите да работите с тях. Нарича се професионализъм и добро отношение. Първото е много, много важно, но и най-големият професионалист да сте, ако не говорите с клиента, не вникнете в проблемите му, посрещате го хладно и високомерно – ще го загубите.

Борил съм се за всеки клиент, научавал съм проблемите му и съм им търсил решение. И много, ама много се дразня, когато чуя някой да говори за клиенти неща от рода: “Оня малоумник...”! И клиентът и Вие се опитвате да оцелявате и да се развивате. Исканията му, ако са свързани с компетентността Ви, не са прищевки, а желание да разбере какво и как се случва със собственият му бизнес. Общо взето, трябва да сте и психолог – “Къде те сърби? А, добре! Дай да те почеша.”

Независимо от това, има граница която не бива да се пристъпва, а е много тънка и хлъзгава. Не бива да позволявате на клиента си “да Ви се качи на главата” и сами да се поставите в ролята на “момче за всичко”. Какво имам в предвид?

Съществуват много и разнообразни административни задачи. Обикновено цялата административна работа се прехвърля към счетоводството. Това обаче не значи, че тази работа е в компетенциите Ви. Ако можете да я вършите качествено и сте поели ангажимент да я свършите, вършете я. Ако обаче не Ви е по силите, не се нагърбвайте с нея - ще Ви излезе солено. Всъщност, нещата са много прости, ако още преди да започнете работа очертаете кръга на своята компетентност – кое е Ваша работа и кое не е.

“Любим” момент – клиент Ви изсипва в насипно състояния фактури и касови бонове за зареждане с гориво или самолетни билети и фактури за хотел. “Ето документите.” Добре, но всички тези разходи за пътуване и за командировки трябва да са оформени по определен начин. Може да покажете как се прави, но не се нагърбвайте да пишете пътни листи, заповеди за командировки и отчети за извършена работа. Най-често се стига до нагласяния, които много често не съвпадат и в хронология, защото освен служебните пътувания в документите са набутани и лични разходи, а и желанието великденската седем дневна почивка на остров Сардиния да мине за фирмен разход, и то данъчно признат, е огромно.

Ако сте счетоводител на трудов договор, сте подчинен на шефа си. Освен да си прехапете устните и да дадете документален израз на целия батак, няма какво да направите ако държите на работата си. Но Вие сте на самостоятелна практика и със своя клиент сте равнопоставени. Върнете му документите, покажете му как да ги оформи и подреди и тогава ги приемете. Да, може и да го загубите като клиент, но ако не сте се договорили, че тази работа е част от Вашите задължения и не сте я калкулирали в цената си, откажете я

Плащанията за Вашата работа, също са част от работата с клиентите. Дойде ли падежа, напомняме на клиентите си, че е дошло време за плащане. Дали ще го направим като изпратим платежно, обадим се по телефона или под формата на шега си поискаме плащането, няма значение. Няма значение и колко пъти ще напомним.

Никога обаче не си позволявайте да се чувствате като просяци, че напомняте за себе си и за ангажимента, който клиента има към Вас. Това е Вашият бизнес и финансовото му здраве зависи от начина, по който управлявате паричните си потоци.

Можете да дадете отсрочка, ако клиента Ви е затруднен, но колкото повече се забавя едно или няколко плащания, толкова по-зависими ставате от клиента си. Много внимавайте с тази зависимост, защото това е спирала. Имаш да вземаш и в същото време вършиш още работа, а към теб започват да се поставят още условия. Можеш да се омотаеш като муха в паяжина и колкото повече по спиралата се спускаш, толкова е по-трудно да спреш. Затова, всеки месец на падежа, напомняме за себе си и пак, и пак, и пак. Накрая може и да се чувстваш като рекетьор, но и падежа на твоите задължения няма да чака.

Не на последно място – уверете се, че с клиента си “говорите на един език”. Дали ще успее да разбере какво имате в предвид, ако му кажете: “Имаш ВОП по идентификация” и не продължите, че трябва да плати ДДС и е твърде вероятно да не може да го ползва като данъчен кредит.

Или ако Ви каже: “Добре, ще обезценя това вземане и след 5 години ще ми признаят вземането на разход, ама и ДДС-то ли?” Ще разберете ли, че в главата му се върти мисълта, че НАП след 5 години ще му върне платеното по доставката ДДС? Защото аз не разбрах и в последствие ми се наложи да водя доста нервни разговори.
Не се месете в бизнесът на клиентите си, освен ако не Ви касае лично. Може да им подскажете нещо, но ако не Ви искат съвети, по-добре не ги давайте.

Професионализмът, освен всичко друго, означава да се носи отговорност за казаното и направеното. Можете да ги предупредите клиента си, но не се опитвайте да налагате мнение. На човек може да му кажеш, че на 50 см. под водата има скали и ако скочи с главата надолу ще я сцепи, но дали ще скочи – решава само той.

Персонал
Тази тема ще я избегна, защото персоналът никога не е бил моя персонална грижа, а и аз съм част от същия този персонал. Мога да споделя обаче, как постъпва шефът ми, който е много добър в откриването на кадри.

Винаги е търсил хора, с желание за работа и пламък в очите, без значение имат или нямат опит. Опита и знанията се трупат, но ако човек няма желание, нищо не се получава. И понеже търси кадърни кадри, се свърза с няколко преподавателя по счетоводство, с предложение да провежда стажантско обучение за завършващи студенти. Студентите виждаха на практика какво ги чака след завършването. Шефът ги наблюдаваше и преценяваше.

Стажантската програма беше мой ангажимент. Идваха различни хора. Показвах им какво правим, как сме го организирали, как обработваме информацията. След това им давах досие (всички документи) от предходна година на някой клиент и ги оставях да презаведат периода без да им поставям ограничение във времето или крайни срокове. На ниво крайна оборотна ведомост сравнявахме резултатите от досието на клиента с полученото от стажанта. Обяснявахме си разликите. Накрая завършвахме с изготвяне на годишен финансов отчет. Някои дори успяха да ме изненадат с пълен отчет, включително оповестявания към него. Някои от стажантите станаха мои колеги.

На всички, както и на мен преди години, шефът ми каза: “Имам ти доверие!” Между другото, доверието което ми беше гласувано преди много години и доброто отношение са нещата, които ме накара да се задържа на едно и също място през всичките минали години.

Следващият въпрос е заплащането, но както казах по-горе, този въпрос никога не е бил в моята компетенция. Освен това, като част от персонала, рискувам да се “вкарам” в конфликт на интереси.

Организация на документите
Всеки счетоводител си има начин на подредба на документите и на подход при осчетоводяването им. Някои започват от касата и банката, други от доставчици и клиенти. Строго персонално е и е въпрос на предварително обучение и навик. Ние постъпваме така:

  • Разделяме документите в две досиета – постоянно и работно. В постоянното досие събираме онази информация, която е относително постоянна – дружествени договори, устави, договори за кредит, лизинг, копия на нотариални актове, регистрации, подадени декларации и т.н. В работното досие организираме текущите документи – фактури, банкови извлечения, ведомости за заплати и т.н.за годината. Всяка година започваме ново работно досие. Когато поставим един документ в работното досие, го шифроваме. Със същия шифър (архивен номер) осчетоводяваме документа в счетоводната програма.

Относно шифроването:
Всеки клиент има няколко основни обекта на отчитане – доставчици, клиенти, банка, персонал, счетоводни справки. За да обозначим в коя папка е съответния документ използваме следните шифри, които са последните две цифри от счетоводната сметка по сметкоплана ни.
Доставчици – папка 01 (от сметка 401)
Клиенти - папка 11 (от сметка 411)
Банка в лв. – папка 03 (от сметка 503)
Персонал - папка 21 (от сметка 421)
Справки - папка 90 (тук вече няма сметка ;) )
Освен това, за всеки месец поставяме съответен шифър на папка:
Януари – 01
Февруари -02
......................
Декември – 12

И така, номерата на нашите папки се състоят от четири шифъра. Първите две позиции за месеца, а последните две за папката т.е.
папка 911 – означава клиенти за м. Септември
папка 1101 – означава доставчици за м. Ноември  

Документите, подредени в папки, номерираме с поредни номера – 101/1; 101/2 и т.н. Това е подредбата на фактурите от доставчици за месец януари. За февруари – 201/1; 201/2 и т.н. Със същите тези номера осчетоводяваме съответния документ в счетоводната си програма. След това търсенето на документа, послужил като основание за определена операция, е значително улеснено.

Защо делим папките по месеци?

Защото много често се случва документи, касаещи определен месец, да ни бъдат представени месец, два, че и няколко месеца след месеца, за който се отнасят. Ако за цялата година следваме последователна номерация, ще се случи, че трябва да включим документ от м.март след документите от м.септември примерно, а това .... нека просто кажем, че не е особено прегледно. Ако искаме документът от март да си е при документите от март, трябва да “минем” през всички контировки и да променим архивните номера, което е силно не препоръчително да правим. Та, ние сме си решили този проблем, чрез начина на шифровка.

Очаквайте и втора част:

Как и накъде се движим?

Организация на персонала и разпределение на работата

Себестойност на услугата и ценообразуване

-------

Теодор Тодоров e одитор във FicadexBulgaria / Одит - консулт М ЕООД (www.ficadexbulgaria.co

Илюстрация:Designed by Freepik

Напиши коментар

x
Чрез този сайт се събират и обработват лични данни, Моля прочетете нашето инф. писмо относно защитата на личните данни, за да продължите сърфирането Повече информация. Разбрах