Документална обоснованост

гост-автор:Теодор Тодоров 

Едно нещо в счетоводството никога няма да се промени или да изчезне.

Това нещо е документът и фактът, че счетоводството работи с документи. Документът е в основата на счетоводната работа. За всяка стопанска операция се съставя отделен документ, който следва да съдържа определени реквизити. Изискванията към счетоводните документи са регламентирани в ЗС. Освен това са регламентирани и в ЗКПО.

Дали не забравихме нещо? Изисквания има и във всеки специален нормативен акт, занимаващ се с определена област – данъчен документ или регистър за целите на ЗДДС,  трудов договор по КТ, болничен и т.н.
 

Какво означава “документална обоснованост”?

Означава да разполагаме с необходимите документи за отразяване на дадена стопанска операция и самите документи да отговарят на изискванията на нормативната уредба.

Защо са толкова важни документите?

Защото носят информация за състояли се факти от стопанския живот, един вид напомняния, но не само. Всяко предприятие трябва да уреди, още преди да започне работа, какъв ще е пътят на документите – какви документи според бизнеса си ще използва, кой ще ги съставя, в колко екземпляра, какво ще съдържат, кой ще контролира съдържанието им, как ще се придвижват по отделните звена на предприятието и как ще стигат до счетоводния отдел – последната спирка на всички документи.

Освен своеобразни “хартийки, носещи информация”, те регламентират права, задължения и отговорности, както и се явяват основно средство за контрол над дейността.

Как трябва да са оформени и какво следва да се включва в документите?

Нека започнем със Закона за счетоводството. В него те са разделени на два вида:

- адресирани до външни получатели и

- засягащи само дейността на предприятието

Към двата вида документи има общи (чл.5) и специфични изисквания за минимално съдържаща се информация (чл.6).

Общото изискване към документите:

Чл. 5. (1)Счетоводните документи в предприятията се съставят на български език с арабски цифри и в левове. Те могат да се съставят и на съответния чужд език в чуждестранна валута в случаите на сделки, уговорени в чуждестранна валута с чуждестранни контрагенти. Когато сделката е уговорена в чуждестранна валута, левовата и равностойност се определя, като към сумата в чуждестранна валута се прилага централният курс на Българска народна банка към датата на сделката.

(2)Счетоводните документи, които постъпват в предприятията на чужд език, се превеждат на български език, в случаите, когато това е предвидено в закон.

Специфичните изисквания:

Чл. 6. (1) Първичният счетоводен документ, адресиран до външен получател, съдържа най-малко следната информация:

1. наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя;

4. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.

(2) Адресът по ал. 1, т. 3 е адресът за кореспонденция по чл. 28, ал. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс.

(3) Първичният счетоводен документ, който засяга само дейността на предприятието, съдържа най-малко следната информация:

1. наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. наименование на предприятието;

4. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция;

5. име и подпис на съставителя.

 

До тук изискванията са строги. Следващите алинеи на чл.6 малко “поотхлабват” строгите изисквания.

(4) При съставяне на счетоводен документ, който засяга само дейността на предприятието чрез автоматични устройства или системи, подписът на съставителя може да се замени с цифров или с друг идентификатор, еднозначно разпознаващ и определящ съставителя на счетоводния документ.

(5) Документална обоснованост е налице, когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по ал. 1 и 3, но за нея има документи, които я удостоверяват.

(6) Освен в случаите по ал. 5 документална обоснованост е налице и когато първичният счетоводен документ е издаден от лице, което не е предприятие по смисъла на този закон, и в документа липсва част от изискуемата информация по ал. 1, когато този документ отразява вярно документираната стопанска операция.

(7) При плащане на публични и частни държавни и общински задължения, възникнали на основание и по реда на закон, се приема, че стопанската операция е документално обоснована при наличие на съответния платежен документ за извършеното плащане.

 

И така, да обобщим: ЗС регламентира два вида документи и за всеки вид регламентира наличие на минимално изискуема информация. Освен това, ако в документ липсва информация, но има други документи, които я доказват, всичко е ОК. В крайна сметка, важно е да отразява вярно и честно документираната операция.

 

Забелязвате ли, че няма изискване за подпис на съставител на документ, предназначен към външен получател? А забелязвате ли, че има подобно изискване към документ, предназначен за вътрешни цели?

След 1991 г. изискванията за идентификация на съставителя чрез име, фамилия и подпис на във всички документи винаги са съществували. Под влияние на регламентите на ЕС, за целите на ДДС, отпадна изискването за име, фамилия и подпис на съставител върху фактура. Изискването обаче остана за документите, засягащи само дейността на предприятието.

Дали това е добре?

Отпадането на този реквизит в документите, предназначени за външни потребители, отваря широко възможност за злоупотреби. Всеки може да копира дизайна на фактурата на което и да е предприятие. На основание на този фалшификат може да претендира и данъчен кредит и признат разход. И може да се стигне до там, предприятието, чийто документи са имитирани, да трябва да доказва пред следствие, прокуратура и съд, че не е издавало подобен документ. Подобна защита може да бъде реализирана единствено чрез документооборота и първичната документация (документи, засягащи само дейността на предприятието) и дали е добре или не, че подписът на съставител или шифри, които го заместват, нека всеки сам прецени. Още повече, че съгласно чл.10 от ЗС: ”Лицата, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители, носят отговорност за достоверността на информацията в тях.”

 

И сега стигаме до “светая-светих” на документалната обоснованост – чл.10 от ЗКПО:

Чл. 10. (1) Счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция.

(2) Счетоводен разход се признава за данъчни цели и когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по Закона за счетоводството, при условие че за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.

(3) Извън случаите по ал. 2, счетоводен разход се признава и когато първичният счетоводен документ е издаден от лице, което не е предприятие по смисъла на чл. 2 от Закона за счетоводството и в документа липсва част от изискуемата информация по Закона за счетоводството, когато този документ отразява вярно документираната стопанска операция.

(4)  Данъчно задължените лица са длъжни да регистрират и отчитат извършените продажби на стоки и услуги чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон) или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (системен бон) по ред, определен с наредба на министъра на финансите, освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане. Липсата на фискална касова бележка от фискално устройство или на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност, когато е налице задължение за издаването им, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели.

(5) За международния въздушен транспорт счетоводен разход е документално обоснован, когато е документиран чрез първичен счетоводен документ и бордната карта от осъществения полет. Когато първичният счетоводен документ (протокол) се издава от лицето, което извършва продажбата от името и за сметка на превозвача, то се приема за издател на документа.

(6)  Документална обоснованост за разходите по чл. 204, ал. 1, т. 1, обложени с данък върху разходите, е налице и когато те са документирани само с фискална касова бележка от фискално устройство или с касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност. Разходите, свързани с експлоатация на превозни средства, които се използват както за дейността, така и за лично ползване, се признават за данъчни цели и когато не е издаден пътен лист или друг подобен документ, когато при определяне на данъчната основа за облагане с данък върху разходите по чл. 204, ал. 1, т. 4 е приложена разпоредбата на чл. 215а, ал. 2, т. 2.

Общо взето, първите три алинеи дублират изискванията на ЗС. Четвъртата набляга на данъчното изискване, че всички постъпления в брой трябва да се документират чрез издаването на касов бон. Петата алинея се занимава с един частен случай – въздушните полети, като въвежда изискване за представяне и на бордна карта. Шестата алинея направо детронира ЗС по отношение на документалната обоснованост, в случаите на начисляване на данък върху разходите, като свежда изискванията за документиране на подобни разходи единствено до издаване на касов бон..

Сега да се върнем отново на счетоводството като такова. Член 26 от ЗС регламентира принципите в съответствие с които се признават и оценяват позициите, които се представят във финансовите отчети. За целите на настоящият материал ще се спрем само на един от тях: Предимство на съдържанието пред формата. Принципът означава, че “сделките и събитията се отразяват счетоводно в съответствие с тяхното съдържание, същност и икономическа реалност, а не формално според правната им форма”.

Принципът на “предимство на съдържание пред форма” е пълна противоположност на  “документалната обоснованост”.

Ето и два примера:

1.      Наредено е плащане на контрагент, за покупката за определена услуга. Услугата е извършена, но доставчикът не е издал фактура и освен това е неоткриваем. От гледна точка на предимството на съдържанието пред формата, ситуацията е ясно. Трябва да си признаем разход срещу плащането. И да, понеже нямаме фактура и не изпълняваме изискванията на ЗКПО, в ГДД да си посочим в увеличение сумата на услугата. Какво обаче би направил счетоводител, предан до край на документалната обоснованост? Няма документ, плащането остава в разчетите като вземане нищо, че не отговаря на определението за актив. Вероятно след 5 години ще го отпише, с надеждата да му признаят разхода за данъчни цели, но тъй като не е имало документ, разходът би трябвало да си е непризнат и тогава.

2.      Закупен е терен и прилежаща към него стара сграда. Идеята на ръководството е сградата да се разруши и на нейно място да се построи нова бизнес сграда. От гледна точка на съдържанието, би следвало да се заприходи единствено терен със цялата стойност на нотариалния акт. Разходите по разчистване на терена ще влязат в стойността на бъдещото строителство. Обаче предания на документалната обоснованост счетоводител ще заприходи терен и отделно сграда. И така ще изпълни записаното в документа, като не държи въобще сметка какво в действителност купува ръководството. А ръководството купува терен. Старата съборетина въобще не му отговаря на изискването за актив и дори му се явява пречка за осъществяване на целите му.

Защо се получава подобна противоположност?

Защото при изготвянето на финансовия отчет, акцентът е поставен върху целта му – да даде надеждна информация на външните потребители на финансовия отчет. При документирането, особено от гледна точка на регулаторите, акцентът е върху контролната функция.

А целта на счетоводителя е да постигне баланс между противоположностите.

-------

Теодор Тодоров e одитор във FicadexBulgaria / Одит - консулт М ЕООД (www.ficadexbulgaria.com)

Илюстрация: Designed by Freepik

Напиши коментар